公文的格式规范

摘自：http://www.dycoal.cn/bbs/Show.asp?boardid=46&id=1663&TB=1
一、打开OFFICE，新建一个空白文档；
二、保存这个空白文档，起名为你定义的公文名字，这里我们定义为“公文模版”
三、打开“文件”-“页面设置”，设置文档属性，主要属性有以下几个方面：
（1）、设置页边距，上下左右分别为3.7厘米、3.5厘米（297-37-225=35）、2.8厘米、2.6厘米（210-28-156=26）；
（2）、设置纸张大小为A4（210*297）厘米；
（3）、设置版式“页眉和页脚”属性栏勾选“奇偶页不同”，并设置“页脚”“距边距（页面底端）”高度为2.8厘米（35-7=28）；
（4）在“文档网格”属性栏设置页面的“字体属性”为默认字体为“仿宋”，字号大小为3号字体；
（注：国家标准要求每页一般排22行，每行28字，按我们的设置调整后一般为每页排29行，每行27字，因为考虑具体的实际使用情况，所以对于每页的字数不做硬性规定，如果一定要按标准，可在设立“文档网格”属性栏选择“网格”属性为“指定行和字符网格”，然后调整“字符”为每行28字，“行”调整为每页22行；
四、关闭“页面设置”属性页，回到正文中。
五、确定制作的这份公文是属于“上行文”、“下行文”还是“会议纪要”或者“普通传真件”；
六、开始公文的正式内容制作：
1、眉首内容
（1）在版心的第一行左上角，用阿拉伯数字写上公文的顺序编号，如001；
（2）在版心的第一行右上角，3号黑体字标识秘密等级，文字之间间隔1个字的距离，保密期限与秘密等级放在同一个位置，中间用实五星符号“★”间隔；
（3）紧急程度的标识也是3号黑体字，在版心右上角第一行，两字之间空一个字，如果第一行已经标识了秘密等级，则紧急程度标识在第二行右上角；
（4）填写发文机关标识：
字体：推荐小标宋，未作具体明确；
字号：一般小于长2.2 *高1.5厘米，以显目美观为原则；
颜色：红色
位置：
下行文距离版心上边缘2.5厘米，距页上边距6.2厘米。（如果在“页面设置”的“文档网格”属性页你没有设置为标准的每页22行和每行28字，一般情况下，下行文的发文机关标识大约在距离版心上边缘下的第3行和第4行的位置上）。
上行文距离版心上边缘8.0厘米，距页上边距11.7厘米。（如果在“页面设置”的“文档网格”属性页你没有设置为标准的每页22行和每行28字，一般情况下，上行文的发文机关标识大约在距离版心上边缘下的第8行和第9行的位置上）。
制作：发文单位名称全称或简称加“文件”两字组成。联合行文时主办机关名称在前，“文件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。在OFFICE文档中实际设置时，可以使用“插入艺术字”的功能制作发文机关标识，选择“插入艺术字”，在艺术字样式选择窗口中选择第一行第三个样式，输入发文机关标识的文字，选择小标宋字体或宋体，加粗，确定插入艺术字后，设置艺术字的格式，将艺术字的填充颜色和线条颜色都设为红色，版式设置为“浮于文字上方”，然后将艺术字形状设置为“纯文本”（即一字行，横行），然后将设置好的艺术字用鼠标拖动到适当位置即可。
注意：如果联合行文的机关太多，可适当调整字体大小，并将发文机关标识与上边距的距离缩短，必须保证公文首页有正文。
（5）发文字号
结构：发文机关代字〔年份〕序号
位置：发文机关标识下空2行（3号字体的行），居中排布
字体：3号仿宋体，年份序号用阿拉伯数字标识
其他：年份用全称，序号不编虚位，不加“第”字，字号下0.4厘米处印一条15.6厘米与版心同宽的红色反线。
联合行文只标主办机关发文字号。
（6）签发人
应用范围：上行文
位置：平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字
字体：“签发人：”4字用3号仿宋体，冒号为全角冒号，冒号后签发人姓名用3号楷体标识
其他：多个签发人标识时主办单位签发人姓名置于第一行，其他按发文机关顺序依次从第二行起在主办单位签发人姓名下顺排。
注意：多个签发人标识时，眉首的红色反线要向下顺移，保证位于最后一个签发人下0.4厘米。
2、公文主体
（1）公文标题
位置：红色反线下2行，居中排布
字体：小标宋
字号：2号
排布规则：可一行或多行，回行尽量做到词义完整，排列对成美观，间距恰当
（2）主送机关
位置：标题下空一行，顶格书写
字体：仿宋体
字号：3号
规范：最后一个主送机关后标全角冒号，如果主送机关太多而使公文首页不能显示正文，应将主送机关名称移到版记中的主题词下，抄送之上，按抄送的标识方法进行标识。
（3）公文正文
位置：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，顺次书写。
字体：仿宋
字号：3号
（4）附件
规范：正文下空1行，左空2字，3号仿宋体标识“附件”2字，后标全角冒号，附件如果有多份，使用阿拉伯数字标识每份的名称，阿拉伯数字后加点号，名称后不加标点符号
注意：附件应与公文一起装订，并在附件的左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时要标识序号，附件的序号和名称前后应一致。如果附件与公文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识“公文发文字号+附件（或带序号）”
（5）成文日期
规范：用汉字将年月日标全，零写成全角的○，一般成文日期右空4字居右放置，位置由印章位置决定。
（6）公文生效标识（印章）
印章上距正文在1行距离内，红色，下压成文日期，如果印章下弧无文字用下套方式盖章，下弧压成文日期，印章下弧有文字，中套方式盖章，印章中心线压成文日期。
联合行文的印章方式请阅读“国家公文格式”
特殊情况说明：
如果公文排版后所剩余空白不能容纳下印章位置，应调整行距，字距，务必使印章与正文同处一处，不得再标识“此页无正文”字样。
（7）附注
3号仿宋体居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
3、版记
（1）主题词
“主题词”3字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号。
词目用3号小标宋标识，词目间空1字。
（2）抄送机关
如果有抄送机关，抄送机关在主题词下1行，左右各空1字，3号仿宋体标识，“抄送”2字后的冒号为全角冒号，各抄送机关之间用逗号“，”隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。主送机关太多移到抄送机关上时，标识方法一样。
（3）印发机关与成文日期
位于抄送机关或主题词下1行，3号仿宋体标识，印发机关左空1字，成文日期右空1字，印发日期用阿拉伯数字标识。
注意：版记中的各要素间均加一条黑色反线，宽度为15.6厘米与版心同宽，且版记必须位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。
4、页码
页码为4号半角阿拉伯数字，页码所有各加一条4号“—”字线，一字线与版心下边缘距离为0.7厘米，单页码（奇数页）居右空1字排布，双页码（偶数页）居左空1字排布。
七、其他公文格式的制作
1、信函式
发文机关名称距离页上边距3厘米，字号自定，字体红色，字体推荐用小标宋，可用其他字体代替，以美观为原则，发文机关下0.4厘米处加一条武文线（上粗下细），距下边距2厘米处为一条文武线（上细下粗），两线长17厘米。
信函式发文首页不显示页码，发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，发文字号下空1行标识公文标题，公文标题为2号仿宋。正文用3号仿宋。
2、会议纪要
会议纪要的制作方法同下行文的制作方法，标识名称为“XXXXXX会议纪要”，会议纪要不盖印章。

公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

公文正文中的结构层次，一般不超过四层，其层次序数依次可用“一、”、“（二）”、“1.”、“（1）”标注；第一层一般用黑体字，第二层一般用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。需要强调的是，第一层“一”后面跟的是顿号，第二层次“（一）”后面不跟标点符号，第三层“1”后面跟的是一个小圆点“.”，第四层次“（1）”后面不能跟标点符号。层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（二）”，也可以用“1.”。 至于全角还是半角没有明确规定！

在我国，一般来说公文指的就是公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。一般公文共分为：1、命令 2、决定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通报 7、议案 8、报告 9、请示 10、批复 11、意见 12、函 13、纪要 14、决议 15、公报。公文写作，一般字体格式为仿宋体，字体大小3号，特定情况可以作适当调整；一般每面排22行，每行排28个字。
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公文写作无非就是领导讲话、经验交流、汇报、总结等，特别是领导讲话，要想写了之后让领导放光，要注意以下几点：
第一，自己上手写，写的过程是搜集材料、熟悉背景、谋篇布局、细化内容、润色加工，交给高手修改完善。
第二，注重积累。看到好的材料、素材和框架要注意积累，电子学习资料，纸质学习资料。
第三，学习政策理论，把指导思想融汇贯通，才能写出有高度的好材料。
第四，和材料大拿一起“磨”材料，体会什么是“拈断数茎须”。