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什么是电子文件,公司电子文件如何管理,有没有相关电子文件管理的程序.

我想要一份关于公司电子文件管理文件,

2024年11月15日 08:06

有2个网友回答

网友（1）：

为了做好我校电子文件的管理和归档工作，便于今后的沟通和交流，现在我们将根据专业书籍中的介绍，结合工作实践，向您简单介绍一下电子文件的种类。因为这些知识可能有些枯燥和生涩，因此我们为本期设计了较少的内容，但仍需要您静下心来慢慢地体会。关于电子文件的种类划分有不同的标准。一是按文件的功能分类，可分为主文件、支持性、辅助性、工具性文件；二是按文件的生成方式分类可分为：在计算机系统直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。三是按电子文件的信息存在形式分类。这里我们重点介绍一下按电子文件的信息存在形式所进行的分类1、文本文件或称字（表）处理文件。是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。例如，我校校园网上运行的各种文件、通知等等。值得提及的是，用不同的文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用2、数据文件。亦可称为数据库电子文件，也可以说是以数据库形式存在的具有文件属性的记录。例如，我校各项管理系统中的数据。3、图形文件。通俗的讲，就是根据一定算法绘制的图表、曲线图。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。4、图像文件。使用数字设备采集或制作的画面。如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。我们将馆藏档案数字化时，对档案的扫描，就是图像文件。5、影像文件。是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。如数字影视片、动画片等。 6、声音文件。用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 7、命令文件。亦称计算机程序，是一种计算机软件。它一般是由程序员编写"源程序"输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。"源程序"能表明版权的归属。对于计算机软件开发者来说具有重要的保存价值。 8、包含上述两种以上信息形式的文件为"多媒体文件"，包含对其它文件链接功能的文件为"超文件文件"（Hypertext）。最常见的如网页（Web page）就是使用超文件技术制作的。要实现时电子文件的科学管理．必须做好以下几方面工作：首先是提高电子文件管理意识．其次是加强制度建设．三是做好电子文件的收集．四是把好电子文件的签定、归档关，五是加强电子文件的管理和安全防护工作．六是加强对电子文件的电子档案管理知识的培训．提高档案工作人员的业务素质。只有这样，才能较好地解决我院多个网络系统无法链接．不能兼容．多数职能科室只是使用计算机单机办公．时形成的电子文件未能进行统一管理等问题提高电子文件管理意识电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。 3．2 加强制度建设目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。3．3 做好电子文件的收集电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。3．4 把好电子文件的鉴定、归档关电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。 3．5 加强电子文件的管理和安全防护工作采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进

网友（2）：