如何做好大型OA系统的项目管理

可以通过下面这个案例来看一下大型OA系统的项目管理是如何实施的：

以专业优势占据行业链顶端的设计研究院，一直在创新：三十年前，他们用手工画图，靠设计立身市场；二十年前，他们用电脑绘图，靠技术占据顶端；现在，他们引入OA办公系统从强化管理入手，借力泛微OA系统进行工程项目统筹管理，实现组织价值最大化…

需求分析：

在国家EPC项目大力推行的背景下，专注交通、建筑扮旅轮、市政工程等领域的设计研究院，业务逐渐向上下游延伸；承接的项目金额大、周期长、审批严，这让设计研究院实现组织规范化管理之路问题重重：

时间进度问题：出图时间、实施进度难把控

财务收支问题：项目收支、合同信息查阅难

质量检测问题：技术文档、项目标准难贯彻

信息共享问题：技术图纸、工程方案共享难 

（设计研究院“项目-合同-技术文档”管理思路） 

OA系统为设计研究院打造规范化项目管理平台，打通设计人员、施工人员、管理人员之间的信息通道，让项目、合同、文档的审批符合国检要求、过程可追溯。

一、设计研究院项目亮点

1、项目统筹管理，策划、校审标准化

设计研究院每年大大小小的工程不仅要考虑行业规范、国家标准、工程质量，还要规范合同、进度、审批的管理过程，加强项目管控。

泛微OA围绕“立项、策划书、图纸”三大因素，让设计研究院在守规范、重标准的前提下实现项目统筹管理。

搭建项目库形成项目台帐

项目立项后，通过表单建模功能结合项目类型对设计研究院的大小项目进行分类，形成专属项目库；在OA系统的流程功能作用下，关联合同信息、项目过程信息，确保项目信息记录准确、高效。

同时，相关人员在OA系统的项目台账内，根据项目分类就能快速查阅镇绝具体项目的基本信息、进度安排、负责人等信息，方便及时对项目情况做出判断。

项目策划书评审

立项后的项目，相关人员依照制度和现场勘察情况，在系统提交项目策划书，填写项目策划详情、明确项目产值分配、制定工程进度及项目具体组成人员。

（工程项目策划书）

一旦审核通过，项目经理严格按进度开始执行，流程执行标准化、责任落实到人、保证工程进度。

图纸三级校审

设计研究院的图纸审核严，泛微OA结合行业要求落实“图纸校核、图纸审核、图纸审定”三级校审流程，形成出图审批单，不仅提高了校审效率，还能便捷查阅图纸。

小结：OA系统以流程规范项目审批，详细记录过程信息，不仅提高各节点执行效率，还能让信息有效共享，让工程保质增效。

2、合同管理分类全，收支明细随时查

多项目同时进行很难保证合同执行进度，有时项目执行到一半首款还没到、想查看具体项目的合同，又无从获取…

泛微OA结合合同会签流程、表单建模等功能规范合同审批流程，形成详细的合同台账，信息查询方便，审核标准化。

合同会签审厅信批

提交合同基本信息，经相关人员会签审批后归档形成合同记录。

合同台账

合同流程归档，信息自动录入系统形成合同卡片，金额、编号、项目经理、客户信息一目了然。

小结：泛微OA通过信息准确、分类清晰的合同管理功能，帮助管理层随时获悉项目具体收支情况，为决策提供有利依据的同时，让合同信息透明化、规范化。

3、技术文档有序归档，质检、查阅有保障

项目过程中的技术文档作为设计研究院内部有效的项目审查依据，国检要求极高。实现按标准归类、按需求查阅，对于项目推进至关重要。

OA系统通过规范、清晰的流程，按照国家标准规范，实现项目过程中的所有技术文档的全过程管理，依照项目需求、进度及时变更文档信息，防止项目需求、技术文档两张纸的现象。

确保一个项目，一个文档库，项目相关人员只需按照项目维度就能查阅项目过程中提交的审批流程及所有文档记录信息，信息准确、追踪方便、责任清晰。

小结：泛微OA将项目过程中的策划书、图纸、审批单等技术性文档形成组织特色知识文库，实现信息收集、变更、分享、再应用过程，充分发挥组织知识体系价值。

二、设计研究院项目具体实施价值

项目过程的标准化管理作为设计研究院创新升级的重要一环，将从智能化管理上不断优化项目实施过程。

泛微作为专业OA软件供应商，以高效的管理、规范的程序实现设计研究院标准化、流程化、信息化的“三化”管理模式，实现价值最大化：

标准化：遵守国家质检标准，流程、审批、信息规范执行

流程化：流程贯穿项目全程，记录、流转、校审一套程序

信息化：项目信息详细记录，文档、合同、进度随时监督

在企业办公室，有许多项目需要跨部门协作，并且需要很长时间才能完成。这些项目大多是以项目管理的方式进行的。由于项目周期长，涉及的人员多，涉及的项目和管理内容复杂，工作效率一般不高。借助信息技术，工作效率将大大提高。这就要求OA系统的项目管理模块大型OA系统的项目管理这样做：

如何做好大型OA系统的项目管理

1.浅谈项目权限控制

OA系统支持项目经理具有配置项目的权限，相关人员仅具有查看项目信息的权限。

2.浅谈项目进度管理

OA系统可以综此搏合分析整个项目的工作时间和人员安排，实现对项目进度的监控，帮助项目组成员，找出影响项目进度的因素，及时进行调整拍氏。

3.浅谈项目文件

OA系统可以为企业创建的所有项目自动袭扒散划分树形结构的文档类型，并对项目进行有序管理。它可以使企业的员工一目了然地看到已有的项目，也使得项目经理的项目控制工作更加容易。

4.项目协作研究

OA系统的协作可以保证合作伙伴在项目进行过程中保持密切、即时的联系，包括项目任务的分配与合作、知识与信息的共享、网络会议的使用和即时消息传递等。

OA项目管理子系统的主要功能模块有：项目门户、项目进度、项目分工、项目沟通、项目流程、项目会议、项目文档和项目查询。

OA系统可以对业务流程进行管理和控制，全方位跟踪项目信息，全面查询项目实施情况，对项目进度进行监控，从而真正提高工作效率和执行效率。

大型企业要管好办公室的工作效率和质量，则需要有一个比OA更精细化、更有力度的项目管理平台。
很多企业都有自己的OA系统，通常用于发布公告和内部的工作指派，以及考勤等平面化管理。而8Manage OA+项目管理平台将办公自动化与项目管理流程结合起来，改变了传统OA只能毕氏实现电子化的表单及其流转的弊端，引入工作分解、时间管理、成本控制、依赖管理祥数橘以及质量管理等项目管理功能，精细化地管理办公室工作的时间、成本与质量。
随着互联网和软件技术的进步，一体化管理在企业发展过程中将占据越来越重要的谨团角色。一体化的管理对于系统架构的技术要求非常高，而这恰恰是8Manage 的独到优势。