办公自动化

1）办公自动化网络系统的构成
一个基于网络的办公自动化系统主要包括以下几个部分：
•文字处理
对于一个网络办公系统来说，对工作组协同作业的支持显得尤为重要。在实际办公过程中，一份公文往往需要经过多人的处理才能完成。基于网络的文字处理系统，能够迅速方便地传送公文，并以其强大的文字编辑功能，为多人共同处理一份公文带来了很大的方便，各经办人员的处理结果也能及时得到汇总，并且还可以控制公文传阅的顺序及修改的权限等。
•图形处理
现代办公已越来越处于一种集成的环境中，需要对各种载体的信息进行综合应用。随着数码相机、印刷体及手写体等技术在办公活动中的广泛应用，图形处理成为办公自动化系统中不可缺少的组成部分，而且所占比重将越来越大。
•公文管理
网络办公系统下的公文管理与单机系统相比，有三个方面的优势，既双向的工作方式、高效的运行效率、更可靠的安全性。
•信息查询
信息查询包含文件查询和数据库查询两方面的内容。通过计算机网络进行信息查询，用户可快速、准确、全面地查到所需要的信息。
•电子通讯
电子通讯包括电子邮件、远程会议等，随着办公活动范围的不断扩展，电子通讯是当前办公活动中增长速度最快的部分。
另外，在网络办公系统中还可包括日程管理、通讯录、公共信息查询等。
（2）办公自动化网络系统的实现
•实施策略的制定
办公自动化网络系统的实施往往并不是一步到位的，而是分阶段逐步实现的。其实施策略可分为横向和纵向两种。横向策略是以功能为单位，每实现一项功能马上就在全单位推广，以后逐步扩大功能，最后发展成为综合性的办公自动化大系统。这种策略可充分发挥网络资源共享的特点，每推出一个功能，可使所有的部门受益。由于是逐项地推出各个子系统，因此可充分照顾一般用户的接受程度。纵向策略是以使用部门为单位，先在一个部门中全面推出网络办公自动化系统的所有功能，等取得了成功之后，再逐步向其他部门推广。这种策略的优点是发挥网络办公自动化系统的集成优势，系统使用前后的效果对比较为明显，能对其它部门起到示范作用，唤起他们使用系统的积极性。事实上，办公自动化网络系统的实现是一项复杂的系统工程，必须根据各单位的实际情况制定具体的实施策略。
•建立办公自动化网络系统的步骤
第一，要抽象出近似与办公要求的办公室模型。第二，按照已建立的办公室模型选择相应的硬件和软件。第三，按照本单位的具体业务要求，开发相应的应用软件。第四，建立能为领导和各职能部门共同使用的公共数据库。第五，在机关内配置小型机和服务器，使每个办公室成为一个工作站。通过通信网络与外界沟通，形成一个较完善的三级网络。
•办公自动化网络系统的实现
实现办公自动化网络系统要考虑以下几方面的问题：
第一，自行开发软件与购买商品软件。一般来说，对一些通用的基础性的软件，如文字处理、图形处理、日程安排、通信录等，以购买现成的商品软件为好。而对一些比较专用的、要求适合本单位特点的软件，如公文处理系统、信息查询系统、统计打印等，都需要自行开发。
第二，硬件的选择。
硬件的选择必须根据整个系统设计的需要及资金情况进行综合考虑。在选配时不应只考虑当前，还要适当为今后的发展留有余地。在选配硬件时应该考虑以下因素：①计算机系统的级别和类型，比如是选择大型机或中小型机，还是选择微型机或便携机；②主机的规格与性能，如机器的字长、主频等；③设备的处理速度，如主机的处理速度、网络的传输速率、各种外设的处理速度；④主机的储存容量，如内存、高速缓存、硬盘、磁带机、光盘库等的容量；⑤网络拓扑结构及其有关硬件的基本性能；⑥网络设备的分布与构成；⑦兼容性与配套，如是否与原有设备兼容，升级是否方便，是否包含配套的部件及相关的软件等；⑧通用性，如是否属于标准系列，是否为主流产品；⑨安装调试以及将来的日常维护是否方便；⑩价格是否合理。