如何让员工爱上OA

而不是把十几万几十万的系统当成摆设，是很多老总头疼的问题。合谷管理咨询公司作为OA行业的资深咨询机构，对这一问题有深入研究，归纳了以下几点。第一：首先要让员工明确地知道OA系统是公司最高层非常重视的项目“一把手工程”，让员工不得不爱上ＯＡ！员工只做领导要检查的事。所以ＯＡ系统一定要让员工知道，这是公司的“一把手工程”，公司最高领导一定要在非常严肃的会议上强调对该系统的重视程度。如果项目没有领导来牵头，没有领导来应用，那么整个系统推广起来便缺乏力度，推广也变得难了起来。最高层领导一定要首先运用ＯＡ来处理公务。例如，必须通过ＯＡ提交的报销流程上，领导才签字。必须是以ＯＡ上的考勤记录来计算员工的薪酬。想要获得老板的资源倾斜，必须通过ＯＡ进行申请。想要涨工资，好，让我们先看看ＯＡ系统中对你的工作是如何记录的等等。部门中层领导的管理利器，让员工不得不爱上ＯＡ！因高层领导只管战略，与普通员工接触较少。在业务层面与基层员工频繁接触的是广大的部门中层领导。因此，需要重点对中层领导层进行应用培训，让他们学会自己最关心的＼最迫切的应用。例如，销售管理部门，员工的客户拜访表格要设计得实用一些，不仅要方便领导查看，还要方便统计。没有ＯＡ系统之前，销售部门经理如果想要知道销售人员的业绩情况，需要销售助理进行统计后才能知道。有了ＯＡ系统，只要增加一笔单子，统计结果就会自动地更新，真正实现了实时了解市场销售情况，让销售部门经理的决策更加地迅速。手下销售人员之间的客户归属问题，是销售部门经理头疼的一个问题，通过在ＯＡ协同系统对客户名称进行唯一性认证，这样就可以在员工确定客户的归属问题的源头上解决了争端。销售员突然离职，很多客户资料没有交接，或者交接地不详细，造成了很多客户资料的流失，新的销售员接手工作，往往还得重新开拓一遍客户，费时费力。有了协同系统，就可以把每一次与客户的沟通记录详细地记录下来，保持客户资料的完整性。不用销售员交接什么，客户就完美地被继承了下来。销售经理怎能不爱上ＯＡ！销售经理这么喜欢ＯＡ给他工作带来的便利，就会更加卖力地让手下的销售员使用ＯＡ。 第二：让员工意识到OA对他们自己的工作及升迁很有帮助报销速度加快，让员工爱上OA！“我在外面出差，等我回来再批吧！”出差的领导常常对下属这么说。对于需要紧急处理的事项，这句话无异于噩耗！有的员工出差需要资金，可领导出差迟迟不归，没有得到审批，就拿不到公司的预支资金。出差日期到了，员工只能自掏腰包垫付。出差频繁的员工，往往一个人一个月就给垫付几千元，差不多等于一个月工资了。有了OA协同办公系统，各级领导、员工都可以随时随地访问协同办公系统。这样，领导就可以在任何时间、任何地点处理办公业务，提高了事务处理的效率；同时支持对领导批示意见的原始笔迹保留，满足公司管理的特殊要求。尤其是致远A8协同办公系统，率先支持移动通讯设备，例如ipad、iphone及其他智能手机设备，让领导可以随时随地地审批事项、处理公务。员工的报销及请示，不必再漫长地等待。领导出差，不再是不批预支资金的借口，员工再也不必自行垫付这么高的资金，他怎么不能不爱上OA？重要事项不忘记，让员工爱上ＯＡ！“不好意思，这几天太忙，把这事给忙忘记了！”在日常工作中，这是我们经常听到的一句话。不论是真的忙忘记了，还是给自己找一个借口，这都说明需要及时主动地提醒员工需要处理的事项。有了协同办公系统，想忘记什么事情都很难。合谷咨询总经理储盈介绍说，致远ＯＡ借助手机短信、即时通讯工具提醒、邮件等手段，可以把工作任务的主动推送到当事人的手机或电脑屏幕上，还可以设置定时提醒功能，有效地降低了当事人忘记事情的概率，大大提升了业务处理的效率。由于有了即时提醒功能，各个层级的领导可以及时知道需要自己审批的文件，公司审批文件能够做到即时地上传下达，也增强了内部的反应速度。有了致远ＯＡ，我把领导给下的每一个命令都做了协同处理，增加了提醒功能，再也没有因为忘记什么事情，被领导批评了！因为做事仔细，马上就要升职了喔！我怎么能不爱上ＯＡ？第三：积极的奖励及惩罚方案制度上配合，让员工爱上ＯＡ！信息化部门与管理部门(尤其是办公室部门)密切配合，制定相关规章制度，明文要求一些公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转，同时切断原有的、传统的纸质信息流转方式。例如，考勤管理，必须通过ＯＡ协同协同打卡。报销流程，公司不再提供纸质的报销单据，而是通过致远ＯＡ系统进行在线申报，领导进行在线审批，出纳只根据ＯＡ系统上的领导批复进行报销。请假单也不再提供纸质单据，必须在ＯＡ系统上进行申报。另外，要设置新的制度条款，让员工勤快地使用OA。例如，致远公司内部有一个条款，每天待处理协调事项不得超过20项。超过了，会得到一定的处罚。利用其它策略造势、形成“围势”，“迫使”员工爱上OA！合谷管理曾经实行过这样一个策略：不定期在OA系统上做员工调查，但事先并不会在线下的任何场合提起这件事，只在OA系统上发布，且每次调查只持续一天的时间。参与调查的员工可以获得抽奖的奖品。第一次，抽到奖的员工特别的高兴，而没有抽到奖的员工则很郁闷：为什么我当天没有上OA看看？ 第二次，抽到奖的员工特别的高兴，而没有抽到奖的员工则很郁闷：为什么我不能天天上OA看看？第三次，全体员工都参与了调查。在员工进门的显著位置张贴“你今天OA了吗？”墙上公告栏里也随时张贴着“ＯＡ使用冠军表”，提醒员工参与ＯＡ使用是可以获得奖品的。部门级公司级各级大会上也要时刻地表示，某项工作已经在ＯＡ上进行了详细的布置，大家去详细了解一下，等等。通过这样一下策略，让员工从“被动”到“主动”，成为一种工作习惯。ＯＡ协同系统的使用是企业信息化建设的一个重要组成项目，是有计划、有步骤地实施的，不可能一蹴而就。OA使用的好不好，对企业的经营有没有切实的帮助，不仅仅是信息化部门的事情，而是每一个职能部门，每一位员工的事情。