浅谈如何做好档案管理工作

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。关键词：档案管理
问题
信息一体化1
新时期企业档案管理体制、模式的建构背景
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
2
企业档案存在的问题
2.1
企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则
企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。2.2
缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造
目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。2.3
档案工作缺乏制度化的管理程序
当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。3
新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式
3.1
信息一体化管理
信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证；另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。3.2
档案一体化管理
档案一体化就是利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文件与档案数据资源的最佳管理和利用效果。从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：3.2.1
档案一体化的目标
实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。
3.2.2
档案一体化的原则
在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：一是全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；二是前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端；三是集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。
3.2.3
文件、档案一体化管理的具体内容
文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求；流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。
3.2.4
文件、档案一体化管理的技术保障
文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式，更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段，它需要强大的技术支持。首先，数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。
总之,基于我国现代企业管理的现状，档案人应积极吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，来适应档案管理工作的新形势。

档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。 档案管理工作做好了，一方面为单位高层管理人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，为决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方可以肯定成绩，与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映本单位形象和整体发展状况。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升本行业在市场经济中的竞争力具有重要意义。 档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代化管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。 档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个单位。不利于形成管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个单位的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个事业发展进程中有边缘化危险。 随着数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序。 在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现：与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。 (白金健)

如何做好档案管理工作
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。
（1）企业的档案是企业科技发展的催化剂。
（2）企业的科技档案是知识形态的生产力。
（3）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式。
（4）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。
2 企业档案管理原则
（1）统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。
（2）维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。
（3）便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。
3 加强企业档案管理建议
3.1 统一规范，建立档案管理现代技术标准，加快相关法规的完善，保护知识产权、提高信息的可获取性
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因为现代档案信息已不再属于一个部门，而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分。因此档案工作部门必须要遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准进行规范整理。国家相继出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范。

（1）充分认识做好档案管理工作的重要性；
（2）利用各种资源，事先档案现代化管理；
（3）推进档案工作规范化，标准化；
（4）设计好档案现代化管理总体方案；
（5）加快档案信息化基拙设施建设；
（6）建设系统工程，实现信息共享；
（7）开展档案现代化管理的宣传工作；
（8）提高档案管理人员综合素质；
（9）加快馆藏档案案数字化加工工作；
（10）利用局域网提供档案信息在线服务；
（11）加强信息技术人才的培养。

档案管理的核心要点：有序、不丢失、归类明确、方便查找、检索功能等，你可以从这几个方面的改进入手去写