很多公文或者通知用“系”代表是，请问"系"如何用？

这个涉及到文字本身的区别。是字有定义的意思，就是把什么性质的属性赋予句子的主体，尽管有的时候，是字也用来表示曾经的状态，但是不严格。系——只是叙述了曾经和一定时间的状态。是和系有很大的差别。在合同或者协议中，使用的是法律用语，法律用语不能有任何的引起歧义的地方，所以严谨的用法是在法律文书中用系。

“系”一般是指先前做过的职位或者身份！比如，“某某系某办公室主任”，意思就是这个人先前做过某办公室主任，如果也想表达这个意思，就得用“原是”，比较浪费字！

呵呵，不要理会那么多，只是遗留的习惯问题，代替“是”来用的，在公文中大多都不用“是”，而用“系”，没那么多说道。

代指前一个文件

现今很多政府官方文件或发言中均出现“系”这个字，，殊不知是由于广东官员在参加全国会议并发言时，说出“系”，广东方言的“是”读出来的音是“系”，这让人听上去似乎带点古代文学味道，让当时的其他省份官员由脑袋一愣变为眼前一亮，于是，“系”就在官场中泛滥了。
　　“系”是常用公文书面语，表示“是”。不但常见于现代、近代公文，而且也常见于古代文学作品中，其中以明清两代小说常见。
　　如：《红楼梦》第一回“贾雨村原系胡州人氏，”；第二回“这甄府和贾府就是老亲，又系世交。”；第三回“他本系此地人，革后家居。”；第四回“这李氏亦系金陵名宦之女，”、“无奈薛家原系金陵一霸，”、“你我故人也,二则此系私室，”、“薛,就系丰年大雪之`雪'也。”；
　　《三国演义》第十一回“融曰：我系李相通家。”；第十二回“可为公辅：系北海人，姓孙，名乾，”；第二十回“吾所虑者，太尉杨彪系袁术亲戚，”；第二十一回“此人虽系皇叔，今正依附曹操，”、“刘璋虽系宗室，乃守户之犬耳”；
　　《水浒传》第十九回“我林冲虽系禁军，遭配到此，”；
　　《桃花扇》第二回“一则恐杨龙友系阮圆海故友，”；第八回“此数人者皆系马士英同”。
　　【广东方言】
　　词义：①表肯定用普通话来说是：“是.”用英语来说是：“Yes.”“
　　”
　　补充---"系"
　　系: (1), 地质年代单位:即第一系,第二系,第三系,第四系.目前,第一系,第二系已经不使用,被古生代,中生代所替换.
　　(2), 地质学中,次于"界"一级的地层年代单位.一个界包括几个系,如中生界包括三叠系,侏罗系,白垩系
　　(3), 在天文学中,指相互关联的星体星团星系,如太阳系.
　　系
　　xì
　　【动】
　　(“系”、“系”、“系”三字的意义界限不清楚,故往往通用,且经传多以系为之,只有世系的意义,只用“系”字。会意。甲骨文字形上面是“爪”,下面是“丝”。丝悬于掌中而下垂。本义:悬,挂)
　　同本义〖hang〗
　　以羽为巢,而编之以发,系之苇苕。——《荀子》
　　又如:系璧(系在带间的小玉璧);系滞(悬挂弃置)
　　拴;绑〖tie;fasten〗
　　系,约束也。——《说文》
　　系,系也。——《易·系辞》释文
　　以九两系邦国之民。——《周礼·天官·大宰》。注:“系,联缀也。”
　　子婴即系颈以组,白马素车,奉天子玺符,降轵道旁。——《史记》
　　又如:系足(借指婚姻);系裹(穿戴衣帽);系舟(指船靠岸。也作“系船”)
　　拘囚;关进牢狱〖imprison〗
　　收系张胜。——《汉书·李广苏建传》
　　老母系保宫。
　　利系者之多。——清·方苞《狱中杂记》
　　又如:拘系(拘禁);系縻(束缚)
　　牵挂〖beanxiousabout〗
　　可怜赫赫丹阳尹,数颗槟榔尚系怀。——宋·陆游《读史》
　　又如:系怀(心中牵挂某事或某人)
　　依附〖dependon〗
　　古者诸侯之有女子也,所以苞苴玩弄系援于大国也。——汉·刘向《列女传》
　　又如:系援(依附求助);系象(寄托意象);系命(犹言寄托性命)
　　关联〖relateto〗
　　足有系帛书。——东汉·班固《汉书·李广苏建传》
　　又如:系亲(联姻,结亲);系络(联结);系联(联系);系属(联缀)
　　系者，婴细也---------吴承恩《西游记》“狲字去了兽傍，乃是个子系。子者，儿男也；系者，婴细也。正合婴儿之本论。教你姓'孙'罢。乃广、大、智、慧、真、如、性、海、颖、悟、圆、觉十二字。排到你，正当'悟'字。与你起个法名叫做'孙悟空'好么？”
　　【名】
　　∶系物的带、绳〖band;rope;cord〗
　　武冠,俗谓之大冠,环缨无蕤,以青系为绲。——《后汉书·舆服志下》
　　系
　　xì
　　【名】
　　世系;系统〖lineage;line;system〗
　　桑道茂者,寒人,失其系望。——《新唐书》
　　又如:系望(世系郡望);系孙(指后代子孙);系族(一姓世代相传的序列);系录(谱牒。记录一姓世系的书);系世(记载世系的谱牒);谱系;管系;层系;坐标系;星系;银河系;太阳系;奥陶系;碳系;志留系
　　某些学科中分类的名称〖family〗。如:汉藏语系;印欧语系
　　高等学校按专业性质设置的教学行政单位〖department〗。如:数学系;历史系
　　地质学名词〖system〗。地层系统分类的第二级,小于界,相当于地质年代的纪
　　系燕王父子。——宋·欧阳修《新五代史·伶官传·序》
　　姓。楚有系益
　　系
　　系
　　xì
　　【动】
　　束缚;捆绑〖tie;fasten〗
　　系,系也。——《说文》
　　系,连也。——《广雅》
　　系,系也,相联系也。——《释名·释衣服》
　　系曰。——《文选·张衡·思玄赋》。旧注:“系,系也,言系一赋之前意也。”
　　系隆我汉。——《后汉书·光武纪下》。注:“犹系也。”
　　系,系束也。——《说文》
　　系妻孥。——《国语·越语上》注:“系,系也。”
　　系马舌。——《国语·吴语》。又注:“系,缚也。缚马舌恐有声也。”
　　系累其子弟。——《孟子,梁惠王下》。注:“系累,犹缚结也。”
　　百越之君,俯首系颈,委命下吏。——贾谊《过秦论》
　　又如:系累(束缚);系锁(用锁索捆绑);系颈(把绳套在颈上,表示伏罪投降)
　　继续;接续〖carryon;continue〗
　　泛海而至,风波艰阻,沈溺相系。——《后汉书·郑弘传》
　　邓、唐、蔡、陈,驰捷系踵。——宋·洪迈《容斋四笔·会合联句》
　　又如:系进(接续进发);系道(相继于道,络绎不绝)
　　维系;关联〖maintain;relateto;miss〗
　　某命系于将军,惟将军怜之。——《三国演义》
　　又如:系属(联系,关联);系心(犹归心;挂心)
　　是〖be〗。如:纯系虚构;系是(是,乃是)
　　另见jì
　　系绊
　　xìbàn
　　〖fetter〗为某种原因所约束
　　系词
　　xìcí
　　〖copula〗逻辑上指命题中联系主词与宾词来表示肯定或否定的部分
　　系颈
　　xìjǐng
　　〖stickone\'sneckintonoose〗用绳子拴着脖子,表示投降伏罪
　　当系颈蛮邸。——南朝梁·丘迟《与陈伯之书》
　　俛首系颈。——汉·贾谊《过秦论上》
　　系累
　　xìlèi
　　〖encumbrance〗∶牵累;连累
　　家庭的系累使他过早地苍老了
　　〖tie;takeintocustody〗捆绑;拘囚
　　系恋
　　xìliàn
　　〖bereluctanttoleave(aplace)〗依恋;留恋;舍不得
　　系恋母校
　　系梁
　　xìliáng
　　〖collarbeam〗∶屋顶桁架中在比承梁板高得多的水平上的连接椽子的连系梁
　　〖tiebeam〗∶起拉杆作用的梁(如在屋顶中)
　　〖footingbeam〗∶屋顶的小屋梁
　　〖binder〗∶连系建筑物的部件的梁、大梁或框架
　　系列
　　xìliè
　　〖series;sets〗相关联的成系统的事物
　　系列剧
　　xìlièjù
　　〖series〗连续剧,集与集之间要密切相联,人物和情节连续蝉联而下
　　系念
　　xìniàn
　　〖beanxiousabout〗牵挂,挂念
　　系谱
　　xìpǔ
　　〖genealogy;pedigree〗以亲子关系来记述一个家族或一个氏族世系的谱牒
　　系囚
　　xìqiú
　　〖prisoner〗拘押在狱中的囚犯
　　系囚常二百。——清·方苞《狱中杂记》
　　系数
　　xìshù
　　〖coefficient〗测量某种性质或特征的数以及一般在计算中使用的因子
　　系统
　　xìtǒng
　　〖system〗∶按一定的关系组成的同类事物
　　财贸系统
　　〖systematic〗∶有条理或有系统的
　　系统研究
　　系心
　　xìxīn
　　〖cherish;entertain,harbour;intention〗心向,心有所寄托
　　系心怀王。——《史记·屈原贾生列传》
　　系狱
　　xìyù
　　〖beinprison;beconfined;putinprison〗囚禁于牢狱
　　君既系狱。——清·梁启超《谭嗣同传》
　　以杀人系狱。——清·方苞《狱中杂记》