档案应该怎样编号

一、基本建设档案档号编制：

在每卷基本建设档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。

基本建设档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页（张）号组成。

即： 0901×× - ××× - ××× - ×××

类别号 - 项目号 - 案卷号 - 件号

二、档案类目划分原则：

1、将公司档案作为一个整体，具有统一性；

2、档案来源优先原则，并结合管理职能、档案内容、形成特点和载体形式；

3、档案管理继承性原则，保持档案管理的待续性；

4、实行档案综合管理，便于档案的管理与利用。

三、归档文件的编号设置全宗号、类号、年度、保管期限、件号、盒号等项目，并依序固化在归档章上。

1、全宗号 集团档案部门给各立档单位编制的代号。集团各立档单位全宗号由集团办公室（档案馆）另行公布。

2、类号 归档文件的类号应按QJ 2595《航天档案类目划分与档号编制规则》执行。其中，文书档案的类号为“01”。

3、年度 归档文件的形成年度。年度应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“1978”。

4、保管期限 保管期限分为“永久、长期、短期”三种，代码分别为“A、B、C”，填写时一律采用代码。

5、件号 归档文件的排列顺序号。编写时，应在同一年度、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号。

件号分为“室编件号”和“馆编件号”两种，室编件号在归档文件整理阶段编写；馆编件号在档案移交进馆进行再鉴定、再整理时根据需要编写。无进馆任务的立档单位可不设置馆编件号。

6、盒号 档案盒的排列顺序号。编写时，一般可在同一年度内按照档案盒的排列顺序从“1”开始逐盒流水编号。

盒号分为“室编盒号”和“馆编盒号”两种，室编盒号在归档文件整理阶段编写，并可根据实际需要在同一年度、同一保管期限内按照档案盒的排列顺序流水编号；馆编盒号则在档案移交进馆时按进馆要求编制。无进馆任务的立档单位可不设置馆编盒号。

归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置并填写相关内容。当文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌时，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。

一般来说要把档案分为三种：

永久卷，三十年保存卷和十年保存卷。

其中这三种中的每一种不止一本，所以要分为案卷号,比如永久卷第一本、第二本，这个数字就是案卷号，每一本的档案里由很多个档案组成，所以分为档案的归档号，比如永久卷第一本的第1号，第2号，如果查找的话，可以根据归档号来查找文件，比如永久卷的1-浮01号，就是指永久卷第一本的第一号档案的归档号。

文书档案盒上的起止件号如何填：

• 起止件号：起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。

• 档案盒封面填写。封面上应在已有功双横线下填写全宗名称，即立档单位机构名称，全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。

• 档案盒盒脊项目填写。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，竖式与横式格式基本一致。

• 各项目的填写要求整齐、划一。具体填写要求如下：

• 全宗号：全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。

• 年度：年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。

• 保管期限：保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”、“定期”。

• 机构(问题)：机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写机构(问题)项。

• 起止件号：起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。

• 盒号：盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。

• 实际工作中，盒号的使用应以同级地方档案行政管理部门的要求为准。一般编制的方法是，分三类，永久、长期、短期（30年、10年）。分别从第一盒按小流水往下排就可以了，这样移交档案馆后也不会乱。

公司档案按保存期限可分为：
——短期。保存期限为3-5年（具体时间分类时要明确规定年限）；
——长期。保存期限为10-20年；
——永久。永久保存，不得销毁、遗弃、丢失。永久保存的档案都是本企业形成的原始资料、文件、报告、会议纪要、财务帐目、人事任免决定、基本建设工程项目竣工资料、图纸、人事档案等。
合同应作为长期保管对象。
档案的编号方法：
已经通过ISO9001-2000质量管理体系认证的按程序文件规定的统一编号方法进行编号。没有开展质量管理体系认证的公司可按部门名称的汉语拼音第一个声母作为编号头，然后按自然流水编号方法编号。最好，按ISO9001-2000质量管理体系有关过程的编号方法编号，可以防止混乱，确保有序。
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