电子技术与会计二者相互交融、渗透,使会计系统功能空前的强大。与手工系统比较,电算化会计信息系统在保持原有共性(规范性)的基础上,又别具如下特性:
1、集中性具体表现为;
(l)信息处理的集中,会计电算化后,原在手工条件下需要由多人不同岗位分别完成的记帐、算帐、报帐工作往往只需一二台计算机即可实现。在网络或多用户的环境下,同一组信息可以被不同的用户共享,信息处理集中化的特性更加明显;
(2)信息存储的集中,在电算化条件下,系统信息是集中连续存储的,只要计算机有存贮空间,可跨年度储存和利用会计信息。如此,对财务分析与管理尤为重要。
2、自动性由于电子计算机具有强大的运算功能,系统由计算机来执行从会计凭证到财务报告全过程的信息处理,人工干预大大减少,客观上消除了手工方式下信息处理过程的诸多技术环节,如平行登记、错帐更正(划线更正法、红字更正法)、过帐、结帐、对帐试算平衡等,再者,计算机又承担起计提折旧、存货计价和成本计算等繁杂的核算工作。因此,相对于手工系统而言,电算化会计系统的技术性及其复杂程度也大幅度降低。
3、多元性具体表现为:
(l)收集信息的多元化,在企业管理信息系统电算化的基础上,会计系统通过对各个部门的信息接口转换、接收货币形态的信息,同时亦可接收非货币形态的相关信息,其信息渠道更加宽敞;
(2)提供信息时间的多元化,在电算化会计系统中,会计期间已不再是提供会计信息的约束条件,不仅可以按照既定的月、季、年来披露会计信息,而且可以随机快速地生成所需信息,如某种产品的“日成本”、“周成本”。并可对系统实施实时控制;
(3)处理信息方法的多元化,电算化会计系统在主体认定的计算方法(如固定资产折旧的直线法)的同时,如果需要亦可选用其他备选方法(如双倍余额递减法、年数总和法)进行试算,比较差异。此外,由于系统接收(或调用)了大量非货币形态的相关信息,便于系统运用有关数学模型和方法,进行财务分析、预测和决策;
(4)提供信息空间的多元化,借助于信息处理方法多元化的结果,电算化会计系统提供信息的空间非常广阔,根据需要,有货币形态的信息,亦有非货币形态的相关信息(如职工的招聘与下岗、社会公益事项),既有历史信息(历史成本),也有现在信息(重置成本、市场公允价值)和未来信息(预定成本、目标利润);
(5)提供信息形式的多元化,随着计算机多媒体技术的采用,电算系统除了提供数字化信息,也可提供图形化信息(如财务分析的直方图、折线图)以及语音化信息(如有声分析报告)。