办公室搬迁是一项复杂的任务,需要认真策划和周密安排。在搬迁过程中,许多事情需要考虑,例如:选择合适的搬家公司,准备好必要的保险,制定详细的计划,并确保所有员工都了解搬迁的细节和时间表。在此过程中,细节决定着一切,因此需要注意以下事项。
一、提前计划
在办公室搬迁之前,应该提前制定详细的计划。这包括确定搬迁的时间表,确定新办公室的布局和设备需求,以及确定搬迁的预算和资源。这样可以确保整个搬迁过程的顺利进行。
二、选择合适的搬家公司
选择一家专业的搬家公司是很重要的。成都有很多搬家公司,但是并不是每一家都是合适的。应该选择有良好声誉和经验的搬家公司。在选择搬家公司时,应该考虑公司的信誉度、价格、保险和服务质量等因素。
三、做好保险准备
在搬迁过程中,不可避免地会出现一些意外。因此,在搬迁前,应该考虑购买保险以保护公司的财产。一般来说,搬家公司会提供一定的保险服务,但是这并不足以覆盖所有可能的损失。因此,应该考虑购买更全面的保险,以确保公司的财产得到充分的保护。
四、通知员工和客户
在搬迁前,应该通知所有的员工和客户。这包括告知他们新的地址和联系方式,以及搬迁的时间和细节。这样可以确保员工和客户不会因搬迁而受到不必要的影响。
五、准备好必要的设备和材料
在搬迁前,应该准备好必要的设备和材料,例如:搬家箱、标签、保护材料、工具等。这些设备和材料可以帮助保护公司的财产,并使整个搬迁过程更加顺利。
1、对于各部门公用区域的文件 、办公设备(例如打印机、复印机、传真机等)要求各部门进行打包或者整理要求贴上统一的名称、编号。易掉易损部件应拆卸分开独立包装,使之成为独立整体,便于搬运,确保不漏掉一个零件,一根数据线,贵重、易碎物品应特别作出注明。
2、搬迁前,各部门应对新办公室的布局做到心中有数,以便搬迁时一步摆放到位;为核定用车数量,查看每个办公室拟搬物品时,每个办公室应有人配合。
3、搬迁过程部门须全程跟人(装车、卸车、摆放),整个过程不离人,以防物品丢失。
4、办公桌椅,是否有摇晃现象?如果已经很旧、摇晃的桌椅需要加固,最好是换为新桌椅。否则影响你的事业哦。
5、办公桌不可面向进门直冲,办公桌右边不可靠墙(宾主不分);办公桌左边靠墙为利(主客分明);办公桌坐椅不可太压迫,宜适中,有舒适感;办公桌桌面不可垫白纸(心浮躁),将办公桌与门正对面摆设,人背门而坐,这是办公桌摆设第一要避免的。
6、搬迁期间由公司员工、搬家公司一起工作,要提高安全生产和治安防范意识。注意本部门办公室的房门把关,查问陌生人员,防止物品流失。
7、搬迁完毕后,各部门的搬迁小组成员负责检查原办公室设施是否完好,是否有应搬而未搬的物品、淘汰桌、柜中是否清空等,关好门窗、水电,打扫好原办公室卫生,将原办公室钥匙交至行政部。
搬迁办公室是一个重要的决定,需要仔细考虑和筹划。以下是您在搬迁办公室时需要注意的几个要点:
1. 预算规划:在搬迁前,确保制定一个详细的预算计划,包括租金、装修、搬运等费用。确保您的预算能够覆盖所有的费用,并避免超出预期的花费。
2. 办公空间需求:确定新办公室的面积和布局是否能够满足您的团队的需求。要考虑员工人数、工作区域、会议室、休息区等方面的需求,确保新的办公空间能够提供一个舒适和高效的工作环境。
3. 地理位置:选择一个方便员工和客户的地理位置。考虑交通便利性、停车场、周边设施等因素,以确保员工的通勤和客户的访问都能够更加便捷。
4. 租约和合同:在签署任何租约或合同之前,仔细阅读合同条款,并确保了解其中的所有细节。确保租约期限、租金支付方式、装修责任等方面的条款符合您的需求,并与房东或中介商讨任何需要修改的条款。
5. IT和设备:确保新办公室的IT基础设施能够满足您的需求。检查网络连接、电话线路、电力供应等设备,并确保它们在搬迁前得到妥善安装和测试。
6. 员工沟通:提前通知员工搬迁的计划,并确保他们对新办公室的了解和期望。组织员工参与布局和设计决策,以增强员工的参与感和满意度。
7. 安全考虑:确保新办公室的安全措施得到妥善安装和检查。这包括监控系统、消防设备、紧急出口等方面的考虑,以确保员工和财产的安全。
8. 更新地址:及时更新办公室地址,包括官方文件、网站、名片等渠道,以避免与客户和供应商之间的沟通出现混淆。
在搬迁办公室之前,确保您已经考虑了上述要点,并进行了充分的准备。这将有助于您顺利完成办公室搬迁,并为您的团队提供一个更好的工作环境。
办公室搬迁前:
1、行政部门接到上级部门公司搬迁通知,招开公司搬迁会议,负责统筹安排;
2、联系搬家公司,向搬家公司描述搬迁情况(地点、路程、时间、几车能装下,是否有楼层、办公家具有哪些需要拆装);
3、搬家公司负责人前往公司了解搬运情况,商谈签定搬运合同;
4、下达搬通知,让员工们做好搬迁准备; 在这里特别说明尤其是公司的卡位屏风,拆卸非常繁琐复杂,拆装办公屏风应该注意哪些事情。
拆装工具:一般要有一字、十字螺丝刀、钳子、六方扳手、锤子、手电钻、螺钉、等工具。 1、首先,确定好拆装计划,双方确定物品完好度,拆卸前先检查家具是否完整,有无破损,如有立即向客户声明,请客户在搬运合同单上签字确认。
2、做好拆装标记,先拆什么、后拆什么,记好顺序,做好标记。
3、配件的整理归类,拆装下来的配件全部分好类别,做好标记放入安全位置存放好,以便以后及时使用。
这里要提到特别注意的是,办公卡位,屏风拆装的先后顺序:先柜门――上盖和底板――侧面板――内部隔板。将拆下的螺丝、螺母和家具附件等保存好,防止丢失。板上不应留有金属部件,以防损坏家具的表面。拧螺丝时要注意正反方向。
办公室搬迁时:
1、先将办公设备贴好标签(电脑、打印机、扫描仪、复印机、投影仪、传真、电话);
2、文件打包与资料整理 (员工的文档和文件整理是一件比较麻烦的事情, 容易丢失或者防乱顺序,最好是员工自己来整理,搬家公司用提供的纸箱进行打包标注好部门、姓名);
3、办公家具拆组与安装;
4、分类装车(注意先搬运办公桌,然后运办公设备和员工资料);
5、装卸货时也请注意磕碰,小心搬运;