如何学会开会

每次一开始就让大家都清楚会议目的；如果某个问题不开会也能解决，就不要开会；要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功；要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样；上级主管参加会议会抑制讨论；在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。

1、要熟悉正式会议的各种程序规则。要注意正式会议所具有的一切法律要求。开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。信息要加以选择，避免过多。组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。通过限制网上会议时间使会议完善。电话会议上发言时要重复自己的姓名。

2、仔细考虑要召开的会议的类型。会议要尽可能小，以免分散注意力。在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。凡辅助文件均应与议程一并发出。会前先拉几个盟友。开会前必须确信一定能达到会议目的。只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。

3、要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。决定开会时间前要先考虑交通时间。如果人们不能出席则应该重新安排会议。在议程各个项目旁列出发言人姓名。要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。任何议程变动都必须通知主持人。议程要尽可能短小简单。尽量将议程限制于一页纸上。

4、最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

扩展资料

1、会前拟出自己的发言稿。和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。要保持积极的脸部表情和音调。为自己的排练录像以检查说话是否清楚。开始发言前先作深呼吸。既然一个意见是自己的意见，就应该信心十足地讲述。不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。

2、要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。谈判时要识别任何有一致性的地方。为使每次会议成功，要尽到个人责任。鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。即使要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。

作为一名主席，要确信能听得进各种观点。必须按照议程顺序作会议记录。建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

开会技巧
1. 每次一开始就让大家都清楚会议目的。
2. 开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
3. 信息要加以选择，避免过多。
4. 会议要尽可能小，以免分散注意力。
5. 会前先拉几个盟友。
6. 开会前必须确信一定能达到会议目的。
7. 只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
8. 要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
9. 在议程各个项目旁列出发言人姓名。(以后的)
10. 要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
11. 尽量将议程限制于一页纸上。（后面）
12. 最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
13. 要求与会者关闭移动电话和传呼机。
14. 会前拟出自己的发言稿。
15. 和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
16. 要保持积极的脸部表情和音调。
17. 要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
18. 谈判时要识别任何有一致性的地方。
19. 必须按照议程顺序作会议记录。
20. 要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
21. 尽量于会前认识新来者。
22. 会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
23. 可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
24. 要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
25. 要趁全体与会者在场时安排好下次会议。
26. 确保各项决议记录在案。
27. 必须尽量以积极的调子结束会议。
28. 向每位到会者、所有的发言人致谢。
29. 首先处理日常事务和管理事务。
30. 会场吵闹时要站起身显示主席的权威。
31. 可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。

注意：开好会的三项原则 与会人员的开会技巧要提高，会议管理的标准要设好，开会方法要选最适合的。
许多机构表示，他们很难切实执行决策，因为他们并不清楚会议上达成了什么共识。
关于劳工问题的对话，你会发现它们极少与决策相关，而基本上是与信息共享有关，这完全可以通过其他途径解决。
会议有效地促进思维、激励与会者，以及将想法变成实效的技巧。
开会要分开处理战略与运营问题

9大开会技巧
一. 主持会议的5大技巧:
技巧1.会议前: 期望明确
告诉与会者会议何时开始以及你期待会议何时结束,考虑你想从与会者身上得到什么信息,允许大家有充分时间做准备,这样才能收到最好的会议效益.最好要明确告诉与会者你的期望是什么?
技巧2.会议中: 营造气氛. 保持中立
会议开始,试试看先培养容易开口说话的气氛,暖身一下,等到大家心情放松之后再进入会议,营造良好的沟通气氛.切记你的角色像主控全场的捕手一样,观察动静,适时掷球给投手与每一位内外野手,确定没有任何人闲着,并且因为这颗棒球(议题)的转动,达到团队目标.谨记自已的角色是协助与会者共同达成目标,而非成为意见中心,如果有些场合你必须率先发表意见带动讨论时,要让所有的与会者感到舒适而非独裁,尽量让每位与会者都有说话的机会,不可以因为畏惧于权势,而牺牲主管以外的其它人发言的权利,但前提是要大家有进了会议室放下职衔,大家一视同仁的共识;
技巧3.会议中: 信息可视化
除了让与会者不断提出意见之外,别忘了主动站起来动手写字,在白板上写下交谈的经过与结论,或是与会者的发言重点或关键词,将大家的交谈内容建立可视化的图解沟通,适时提高与会者的注意力,协助与会者理解会议进行到哪里.
技巧4.会议中: 归纳结论
如果你的会议并没有安排任何与会者担任计时员,在预定会议结束时间前的10分钟,你要提醒大家:“各位,让我们的准备结束,我们必须在10分钟后离开这里”,籍此让大家了解时间有限,然后,不论分配什么任务,关于作业方式,负责人,截止日等等,者要再重复一遍,确认已经达到会议的目的,讨论什么事情,下了什么决定,还有什么事情悬而未决,如果有会议记录员,也要提醒会议记录者记下期限,以免会议结束时,大家走出会议室之后是一片空白,不知道下一步要做什么;
技巧.5 会议后:持续追踪
可以将下列3件事情,做为会后自我评估,藉以做为下次改进之用:
1.发生什么事情?
2.完成什么事情?
3.什么事情尚未完成?
如果有追踪会议决策后续发展的责任,别忘记要持续追踪到下次开会,并在会中报告上次会议决策的执行成果.

成为杰出与会者的4项技巧
技巧.6 提案具体
除非是脑力激荡,要不然说出太过抽象的想法,跟没说一样,想清楚再发言,会让大家容易理解你的想法.
技巧.7 1分钟演讲术
在会议中的发言节奏要明快,尝试用1分钟说出吸引人的重点,1分钟约可讲300字的内容,训练1分钟演讲术有助于明确掌握目的,删除多余废话,针对一个重点,可避免在会议中成为“乱码人”
技巧.8 建立体系
会议中你一言我一语,信息庞杂纷乱,你可以试着把别人说的重点,以及自已想说的话写下来,从中找出脉络,加以体系化,这样一来,会议数据就变成一张信息体系图,成为无可取代的点子来源.
技巧.9 引用提案
如果你将手边拿到的会议资料经过自已的整理体系化,也有助于你引用别人的提案,因为你的整理,不但A与B都因为自已的提案没有被忽视而感到欣慰,也有协助会议尽快进入决策面.

开会必备的4大能力
能力1. 聆听力
会议最主要的目的,不外乎就是沟通,而会议的沟通,最主要的形式就是对话,不过,在会议当中一般人大多只懂得说,不懂得听,这使得许多会议总是充斥着这种单向的交互方式,往往很难达成沟通的效果,更会让正确的事实和想法淹没在口水中.
因此,一个会议的成功,与会者的倾听力可说是主要关键,知名管理顾问亚伦.巴克也强调,理想的对话是“听”和“说”的互动,与其说对话的质量决定在"说”, 不如说决定在“听”.唯有透过聆听,才可以知道其它人的出发点,立场和想法,并从中找到共同点,也唯有靠聆听建立彼此的认同,才能赢得其它人的承诺,进而齐心解决问题,展开行动.
能力2. 发问力
什么时候你会想问问题?
1.让听者投入,思考并参与; 2.查清楚别人知道多少; 3.看看对方说那句话是否真有那个意思; 4.确认对方真的懂自已的意思; 5. 收集情报; 6重新掌握谈话的主控权.
2.一般而言,在以上6种状况下,你会想问问题, <<直化巧说,沟通更有力>>建议,在不同的状况下,你可用不同的问名修辞,不论为何而问,问题都要简洁扼要,具体明确,这样才能得到正确的讯息;
能力3. 回答力
头皮发麻……手心冒汗……脸颊潮红……开会时突然被主管点名回答,整个房间20双眼睛都张大望向同一个位置,正在幻想晚餐要吃什么,而不是思考如何达成下个月业绩目标的你,大概只会有以上3种生理反应.
怎么办? 如果开会前你能先预想,待会儿可能会遇到什么问题,就会比较有信心,被点名回答时也不会惊慌失措,只有预先准备,你就可以回答98%的问题,因为大部份的问题都是显而易见的,而且与你的事业有关,你一定知道该怎么回答. 至于剩下的2%的问题,也有解决之道,首先, 你可以提早到会议现场,先与与会者聊聊,了解对瓬心里在想什么,找出你意料之外的问题,其次,你还可以用问题的结尾和描述来开头,触动你的大脑去搜寻相关的资料.
能力4. 决策力
只要是会议,都会有需要做决策的情况和机会,从会议现场地的选择,会议讨论事项的顺序,一直到会议争论的决策,都需要参与会议的人来做出最适当的决定,就算是非常讲究民主和集体参与的会议,其多数决也是出自于每个与会者个人的决策判断,因此,个人的决策力,是会议顺利进行,达成目标的必要条件.不过,有些人总是比旁人善于下判断,做决定.其实这些决策高手并非拥有过人的智商或反应,而是懂得运用正确的决策原则,来避开思考的限制,增进决策的成功率,罗宾斯并归纳出做决策的6大重点,可以做为增进个人决策功力,提升会议决策质量的参考:
1. 目标设定
2. 运用理性决策模式
3. 找寻信念矛盾的讯息
4. 思考局外人会如何看事情
5. 尽量增加你的选择
6. 勇于面对风险

提升发言品质的自我训练

收集实例
具体化的实例具有说服力，因此平时要多准备实例以应会议之需。数字常常更具有真实感，最好将常用的数字（例如营业额、主要顾客、明年目标营业额）背起来或放在记事本里。

改掉语癖
将自己说的话录下来，听听看自己有没有常出现「那个」、「这个」、「ㄟ」等字眼。

浅显易懂
避免专业术语，或是太多英语缩写的说法。如果与会者和你不同行业，又非得用到术语，尽量对每一个专业术语简单说明。

表情姿势
如果你习惯听话时双手交叉在胸前，或是眼睛飘向远方不正视对方，最好矫正过来，免得会议上还没开口，表情姿势已经透露不屑对方的讯息。

会议的各阶段
(二)会议的进行阶段：
1.主席与参加者的工作要项、2.会议前的准备、3.会议的进行、4.会议的结束、5.分组研讨：我们少做或做错了什麼吗？
(三)会议技巧的运用：
1.会议的引导与表达、2.保持聚焦、3.会议中的发言与时间控制、4.个案角色扮演练习、5.维持会议的秩序、6.会议冲突的处理、7.结论的带动与促成、8.个案角色扮演练习
(四)课程尾声：
1.结束的心得分享、2.完成您的课後行动计画

开会不是目的，提出解决方案才有意义。有效的会议通常包含明确会议主题、确定主持人、敲定时间、谈行动方案而非问题、复盘及补充等5个元素。正确的方法仅保证有效方案的输出，选对工具才是高效的关键，云视频会议系统作为互联网时代组织内、外部沟通的基础通讯工具，能高效、便捷的解决网络环境下各种沟通痛点。正确的方法和高效的工具该如何结合呢？

明确会议主题

何为主题？就是组织会议的目的，也就是发起人希望通过会议的讨论得出的结论或方案。议题不宜贪多，每次会议设置一个问题最佳，最多不能超过两个。议题确定后提前1-2天发给与会者，充分的会前准备是能否得出方案的基础，也是高效率的关键。利用云视频会议系统预约功能发起会议邀请，议题和时间直观展现在邀请卡显著位置，与会者还能将会议添加到日程中，保证各方按时参加。

确定主持人

通常情况下会议的组织者、协调者顺带承担了主持人的工作，其实不然，主持人一定要是本次会议所解决问题的负责人，只有他最看重会后的解决方案，其他人做主持更关心过程是否顺利。明确责任后还应给予主持人最大力度的支持，即使领导也必须全力配合，保证会议朝着解决问题的方向进行。云视频会议系统拥有丰富的会控功能，全体静音、会议锁定、发言排序、会议点名等全部完美支持，还有丰富的互动功能作为辅助，主持人使用主持会议功能即可便捷把控会议全局。

敲定时间

单位时间内完成事情的多少决定了效率的高低，高效开会离不开时间规划。敲定开始和结束、发言、与会者达成共识、行动方案确定等每个节点的时间，并依据议题留出适当的灵活时间，总规划完成后共享给每位与会者。因采用云会议室的方式，各方使用手机、电脑、会议终端等在网络环境下就能进行高清视频会议，所以基本避免了因人员缺席而改变计划的情况，行业领先的音视频算法和全球分布式云部署，保证了与会人员在任意角落都能享受沉浸式会议体验。

谈行动方案而非问题

正如上面所说，会议的核心是解决问题、提出方案，每位与会者都只能针对行动方案发表观点，不能只提出问题、表明态度而不给出解决方案。会议开始后，主持人可以发起互动白板，在最明显位置写下提示语，提醒每位参与者围绕解决问题的方法发言。系统还支撑投屏功能，思维导图、EXCEL、PPT等软件和图片、文档均能共享展示。收集所有观点后并按实际业务需求筛选排序，根据优先级讨论解决方案，找到一套所有人都能达成共识的方案。

复盘及补充

一般会议到此就结束了，但得出的方案可能并不完善。一套经得起推敲的有效解决方案离不开及时复盘和补充修改。融合了语音识别技术的云视频会议系统能根据录播视频自动生成文字版会议纪要，将纪要、方案等共享给每位参会成员，重新审视方案，如有新方案则综合评估。如对现有方案有补充，则讨论整合。经过复盘和补充调整后的方案更成熟、漏洞更少，输出最终版执行即可。

遵循上述原则配合云视频会议系统轻松解决开会效率低的痛点，小鱼易连是一家采用云计算实现多方视频会议及视频业务应用的云视频生态系统公司，一直致力于为企业提供高效沟通解决方案。根据真实业务需求开发了视频会议、智能培训、沟通会商、远程招聘、沟通会商、视频客服等应用场景。现在还升级了服务标准，能为客户提供个性化完整视频应用解决方案。

一、意义
开会：召集若干人议事;多人聚集于一定处所议事;举行会议或集会;有会议或集会;参加会议或集会。其目的是为了讨论解决某个问题，有一个主办机构或者召集人，一般开会规模大小也不一样，比如公司内部小型会议，还有国际大型会议等。一般来说，开会，重要的是做好相关记录，特别是文字记录，以达到解决问题的目的。
二、开会技巧
1、每次一开始就让大家都清楚会议目的。
2、开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
3、信息要加以选择，避免过多。
4、会议要尽可能小，以免分散注意力。
5、最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
6、要求与会者关闭移动电话和传呼机。
7、会前拟出自己的发言稿。
8、要保持积极的脸部表情和音调。
9、要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
10、 要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

教你3个表达模型，听完立刻就能用上。
第一，总分总：结论-论据-总结。
结论：内容浓缩成一句话当成结论放在开头。
要点：支撑结论的案例、数据或者理论。
总结：结论换种说法，强调一下。
这是最基本的套路，想提升表达能力，先从这个开始。

第二，电梯演说套路：
共识问题：说一个大家都认可的问题。
核心观点：一个重要的原因导致上述问题的存在。
证明观点：我为什么说上面的话。
量化支持：我不是瞎逼逼，你看看数据。
解决办法：蒙逼了吧，来，哥给你搞定。
这个有奇效。

第三，RIDE说服套路：
R风险（risk）：开头先说不采纳你方案会带来什么风险
I利益（interest）:接受你的方案可以得到的利益
D差异（differences）:再说你的方案与众不同之处，眼前一亮
E影响（effect）:最后要谈一下你方案的负面效应。