014-如何撰写简明扼要的会议纪要

我有一个习惯，随身带一支笔和一个本子，如果和人开会，听到重要的内容、对我有启发的内容，我会随时记录下来；有时候和朋友吃饭，朋友提到一个有趣的概念、一本书或者一种思维方式，我也会掏出纸和笔，这时候也会不小心「吓着」对方：我就闲聊，你可别太当真。

但我也见过不少在很正式的会议中不做记录的，或者是如果不是老板要求，那也停下笔不想再记录。总觉得用纸笔记东西很麻烦，一点都不轻松。

我见过的开会中，大部分是老板要求下属做记录。让我印象最深的开会过程中做会议记录的，是豌豆荚的创始人王俊煜。每次开会，他都非常认真记录别人讲的项目中的要点，下一步行动计划，截止时间点，以及负责人，以及在这场会议中新产生的问题及需要线下下一步去研究讨论的问题，全都一一列明。在会议结束之前，就把会议纪要发给所有参会人。

我为什么知道得这么清楚呢？因为豌豆荚在开会的时候会有两块大屏幕，左边的屏幕做项目展示，右边的屏幕显示的是王俊煜做的记录，会议纪要的过程，所有参会者都看得一清二楚。2016 年 7 月，豌豆荚以两亿美金的价格出售给了阿里巴巴。

知乎在获得今日资本的投资后，知乎创始人周源说，今日资本创始人徐新给他留下了非常深的印象，因为每次两个人交谈时，徐新都会不断地记笔记。今日资本掌管着 15 亿美元的基金，投资了京东、携程、唯品会等多家上市公司，创始人还坚持着这样的习惯，可见会议记录的重要性。

我在写作课上每次都会问学员，有没有做笔记的习惯？在几百个样本中，只有不到 5% 的人平时会记笔记；而记笔记的人当中，又有大部分只是偶尔记录一下；能做到每天记录并定期整理的人，大概也就 1% ，凤毛麟角。平时如果不注重笔记，写东西的时候一定是「文思枯竭」，脑子能记忆的东西非常有限，一定要将记忆外包给本子、硬盘，让它们来帮助你记忆。而那极少数持续做记录的人，即便只是记录几个月，也能明显感觉到自己的成长。

会议备忘是开会过程的重要产出物，因为每一个会议都不是孤立的事件，每一个会议有明确的目标和预期，会议备忘就是针对目标和会议预期实际执行的一个呈现。

会议备忘的核心目的有这么几个：

1、会议成果对公司内其它部门或项目成员有影响，需要有一份资料记载下来给其他人参阅。

2、会议备忘可以给所有参会者一个提醒：自己接下来的行动计划以及对应的时间点。

3、确保参会的所有人对会议共识处于统一认识水准上（on the same page）。每个人的记忆随着时间的流逝会出现偏差，落到书面上才能保证大家日后不会出现分歧，以免产生误会和产生更高的沟通成本。

会议备忘的核心要素有这么几点：

1、会议的目的，以及会议基本信息：时间、地点、参会人。

会议备忘一开头要注明本次会议的目的是什么，如果你不清楚，一定要在会议开始前问会议组织者这个问题。

参会人也要弄清楚，尤其是主要发言人，如果有人通过视频或者电话接入会议，别忘了写上他们的名字。有时候在会议通知中会有所有参会人名单，提前熟悉他们的名字，在会议一开始的时候一一对上号，这样就不会搞错。如果开会过程中不知道某个参会人的名字，先记录下对方发言的要点，会后再去询问，以免漏掉了会议中的重要内容。

时间和地点也记录下来，这样日后再来翻阅的时候，可以帮助参会人清晰地回忆当时的场景。

2、会议成果与会议决定

这是会议纪要的核心内容。

会议成果：这次会议是否达成目的，以及是否有新的问题产生。

决定：要把会议过程中大家达成一致的决定记录下来，有些会议主要是老板做决定，要将决定明确。比如如果是一个项目招商讨论会，决定选择哪个供应商要记录下来。当然，也可以适当加几条理由，反映整个会议决策的过程。

3、下一步行动计划、时间点与负责人

行动计划要明确、具体，这样相应负责人或其他人看到的时候能清晰知道这是一项什么任务。

每一件任务也要明确到人，如果涉及到多人，要有一个主要负责人。如果负责人过多，会出现互相推诿，权责不明确的情况。主要负责人对这个任务负全责，其他人则是配合和辅助的角色。

要有明确的时间点。没有时间点的任务指派就是耍流氓。不是有一句话这么说的么：Deadline 就是生产力。

4、需要什么资源支持？

列完行动计划、负责人、时间点，每一项行动计划需要的资源也需要列进去。比如一个市场活动可能需要 30 万元的预算来实现，一场培训需要人力资源的同事来协助或者提供一些奖品支持，这些资源支持都需要写进去。

做会议备忘过程中，有一些事情需要注意：

1、会议中遇到不明白的地方，要及时提问

如果会议讨论过程中，有你听不明白或不理解的地方，一定要提出来，请发言人再阐述一遍，保证你理解了对方讲的内容。不要不好意思，语气委婉缓和一些的话，别人不会介意的。

提问还有一个好处，有时候发言人以为自己讲清楚了，但实际上大部分听众没听懂，通过提问的方式可以帮助大家梳理清楚正在讲的内容，也可以激发发言人的思考。

2、不要用转述的口气去描述细节，比如「他说」、「她说」等等，除非这些细节非常重要

记录每位发言人的核心观点，用名字 + 观点的形式列出就可以，别像小说和剧本一样，写成人物对白。

3、记结论，而不是大段的过程

会议过程中讨论可能很热烈，会议备忘主要记录结论，对于重要结论可以把理由总结概括一下，但是切忌把讨论的过程甚至是一些与结论无关的内容也放进去。会记备忘不是项目阐述书。

4、会议结束后，第一时间发会议备忘录

如果可能，最好在会议结束半小时内就给所有参会者发会议备忘；如果会后需要整理的内容比较多，那也一定要在当天内发出来。一方面趁着刚开完会，印象比较深，不会漏掉细节；另一方面，参会者需要拿到行动计划，开始执行计划的任务。

5、不要一心二用，在开会的时候聊 QQ 聊微信

我在开会的时候碰到过，有些人开会的时候会聊 QQ 、微信、收发邮件，我自己有时候也会这么干，但我会告诉自己尽量少这么做，或者等议题与自己无关的时候再做。

这样的想法非常可以理解，因为可以「充分利用开会时间去讨论工作」，我个人其实很反对这样做。如果会议有意义有价值，你就全身心参与会议讨论；如果你觉得会议没有价值，那就直接和领导说你有更重要的事情需要处理，离开这个会议去处理工作。这是更合适的处理方式。

当然，有时候有些人迫于「政治任务」、「行政命令」开会地话，那你还是玩玩手机吧。

6、用什么工具做会议备忘？

虽然现在大家普遍用电脑和智能手机，但比较正式的场合，我推荐使用纸笔和电脑，不推荐用手机做记录。原因：纸笔给人感觉最好，一看你就是在做记录。用电脑和手机的话，在开会的时候和别人强调，你是在做记录，而不是在聊天；但是手机很容易被微信打扰影响注意力，而且打字不方便。

我个人的习惯是，以前用电脑做记录，现在用纸和笔记录，然后再整理到电脑上。不要嫌麻烦，整理的时候是梳理自己思路的过程，对你理清思路非常有帮助。

我在 LinkedIn 工作的时候，我的领导从是亚马逊跳槽过来，我问他，在亚马逊，你们内部怎么开会？他说，在亚马逊，会议发起人压力很大，在上会之前，你需要写六页的项目说明书，无论什么项目，都要写成六页，并打印出来，所有参会者需要安静花半小时读完，然后再开始讨论。

根据《财富》杂志的报道，亚马逊创始人杰夫·贝索斯认为集体阅读能够保证注意力不会被分散，更关键的则是写作备忘录的技能。他说：「完整的句子是很难写的，句子里有动词，每一段有关键句。没有清晰的思路，无法完成一份六页长的备忘录。」

在国内，很多人觉得会议备忘那不就是秘书干的活儿吗？学完这节课，相信你对会议备忘会有全新的认识和理解。

本节作业

你自己或者你的同事在做会议备忘中，犯过的最大的错误是什么？以及你认为会议备忘对你来说最重要的作用是什么？

谢谢大家，我是师北宸，我们下节课再见！