1.建立完善的商业秘密管理规章制度
商业秘密管理规章制度,是企业关于商业秘密管理的基本规定。合理的规章制度可以受到国家法律的保护,成为权利人主张无形财产权的依据,也有利于职工遵照执行以及在诉论中举证。保密规章制度的制订要合理、合法、切实、可行。规章制度如果过于琐碎,反而会造成工作障碍,影响经营活动。相反,过于简单,又形同虚设。一般而言,企业制订保密规章制度包含以下几方面内容:
① 商业秘密的范围;
② 商业秘密的管理者及责任;
③ 商业秘密载体对外交往要求;
④ 商业秘密档案管理;
⑤ 商业秘密的申报与审查;
⑥ 商业秘密的保密义务、处罚;
⑦雇佣期间产生的商业
秘密的归属以及关于竞业禁止的规定等。
2.与涉密人员签仃保密合同
企业可以采用合同方式保护自己的商业秘密,使接触到秘密的人员负有保守秘密的履约义务。在计算机网络上,过去的拆封即成立合同已经成为按键合同。企业可以运用此种便利的形式同涉及秘密的相对人订立合同,约束当事人行为,也为事后追究违约人的法律责任打下基础。在与涉密人员签订保密合同时要注意以下问题:
①确定哪些人可以接触哪些商业秘密信息,规定各个员工(包括不同业务主
管)接触秘密的权限(accesscontol),科学地划分各类人员的知密范围和涉密程度,使商业秘密在一定的时间内有效地控制在一定的范围内,以减少商业秘密泄露的危险和概率;
②对涉密员工,不仅在选聘时要从其工作经历、财务状况、性格及嗜好等进行全面考察,还要在聘用期间跟踪考核。在雇员进人企业后要对其讲明保密责任以及违约的后果,一旦泄密发生,就应及时处理并给予相应的惩罚;③要限定知悉范围,不在知悉范围内的人员确因工作需要接触商业秘密的,须经保密工作机构负责人批准同意。注意减少中间环节,在商业秘密产生、传递、使用、保存等环节上应尽量减少参与人员;④在具体实施时,除了考虑企业内部的研究开发人员、技术人员、市场计划和营销人员、财会人员、秘书人员、保安人员外,不能忽略对外交往中涉密的合作伙伴、谈判对手、重要客户、服务提供单位等,要签订保密合同,防止侵权后发生争执。
3.对网络行为实行监控
在日常工作中,由企业管理者对员工使用网络行为进行监控,具体作法是:在员工首次工作或开始运用网络进行业务活动时,通过规章、守则、计算机屏幕画面等明确表明,企业将监视每一个员工在网络中所传输的信息,包括使用办公计算机设备发送的私人电子邮件等,并在以后工作中不断进行类似的宣传教育。监视可能涉及到员工的隐私问题,明示约定不仅可以起到警示作用,同时也使实施监视措施时,避免不必要的法律纠纷。
4.采取加密措施
在使用网络传输涉及商业秘密的文件、信息时,可以使用计算机加密程序,只有信息的被送达人才享有该解密“钥匙”而取得信息,从而有效地保护传送文件、信息途中商业秘密不被窃取。此外,还可以防止员工因过失按错送达对象按钮而导致的泄密。采取加密措施时要注意防止员工滥用“钥匙”以及丢失“钥匙”等情况发生,同时,要求员工对自己使用的密码经常更换,不让窃密者有机可乘。
5.加强计算机安全防范措施
保障计算机安全的技术措施主要包括软件保密措施和硬件保密措施。计算机系统的软件保密措施有:
一是充分利用网络操作系统提供的保密措施,如用户登陆时,要求写人加密口令,设置目录和文件访问权限,加强文件和目录的属性保密等;
二是加强数据库的信息保密防护,如系统授权管理等;
三是设立识别码和密码认证(Authentieation);
四是采用防火墙技术(Firewall)。计算机系统硬件的保密措施有:
一是防电磁泄露,如选用低辐射设备,采用电磁干扰,电磁屏蔽等;
二是定期对系统进行检查;
三是加强对网络记录媒体的保护和管理,如关键的涉密记录媒体要有防拷贝和信息加密(EncryPtion)措施,对废弃的磁盘(包括硬盘和软盘)要由专人进行彻底的销毁等。从建立本企业网络系统或进人国际互联网系统起,企业就要考虑防止自身商业秘密通过网络形式受到侵害的问题,从规章制度、日常工作和计算机技术等方面都加强管理,保证计算机网络环境下企业商业秘密的安全。
1.要加强保密教育,树立保密意识。首先,要认真宣传法规。在《中华人民共和国保守国家秘密法》已公布实施21周年,要组织保密工作部门,利用宣传煤体对广大职工进行宣传教育,让人人都守法护密,营造自觉维护保守商业秘密的氛围。其次,要采取灵活多样的形式进行教育。要通过保密检查,剖析问题,分析失泄密的根源,找到制止失泄密的途径。要通过内部办图片展、算经济帐的形式现身说法,强化大家的保密意识,克服无密可保的松懈情绪,绷紧保密琴上每一根弦。
2.要采取强有力措施,防止跳槽职工携密。为防止跳槽职工携密而逃,保密部门应与人事劳资、企业法律顾问及纪检监察等部门联手,注重观察业务人员的动向,发现苗头,应及时规劝,如果走人,应先将其分管的工作、技术资料、客户、价格等信息彻底交清,并迅速通知本企业的客户、银行等部门,发表声明,并与之签订有关协议,然后才能为其办理调动手续,接转社会保险关系。
3.慎用现代办公设备,把好通讯信道关。打电话不可胡吹乱侃,网友在Intenet网上不能随便发布信息,你的通讯端口、线路应牢固可靠,企业的传真室和总机室应视作机要室管理,不能什么人都可进出,接收到的传真件必须由专人登记分发,非本人的传真函电拒绝查看,收到无接收部门的传真,应交给单位主管领导阅处,不能谁想要就给谁。
4.企业办公室人员要有高度责任心,按照保密部门的要求,负起责任,一项一项地抓落实。要制订规章制度,组织宣传教育,进行执法检查;对准备送发的新闻稿件及其他报道材料,要经办公室主任和单位主管领导审核签字;要加强保密设施建设,不断提高保密技术。