如何规范竞争性谈判采购

郑志浩按照《政府采购法》相关规定，竞争性谈判是政府采购的主要方式之一，适用于招标后没有供应商或没有合格的标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊的，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的相关政府采购项目。相对其它采购方式而言竞争性谈判采购方式的优势主要体现在：一是采购主动性强。采用招标、询价等采购方式时往往供应商的投标报价是一次性的，报价后不得更改，因而，采购人（采购代理机构）即使知道供应商的投标报价与事先了解的价格有明显出入报价过高但也无可奈何，而相比采用竞争性谈判方式就具有很强的主动性，可以在采购中通过多轮谈判从而掌握采购的主动权；二是充分体现竞争意识。对投标供应商而言参与政府采购的目的就是展示自身的实力获取更大的市场份额，但因招标、询价等采购方式投标报价的一次不可更改性，在一定程度上限制了某些实力虽强但投标经验不足的供应商中标的可能性，相反一些名不见经传但投标经验老到的供应商倒是能够常常中标，因而采用竞争性谈判方式采购就给了这些有实力的供应商提供了一个充分展示自身竞争力的平台，使政府采购的绩效性得到充分的体现。三是最佳的性价比。政府采购绩效性的衡量标准就是采购产品的最佳性价比，由于竞争性谈判具有较强的灵活性，一些供应商为了抢占市场份额，往往在谈判中会采取相对低价策略降低报价以获取成交，而对采购人来说，只要供应商所提供的产品能够满足采购需求，质量和服务有保证，当然是价格越低越好。如此，花较少的钱就能采购到性能好且品质优的货物或服务，这也正是政府采购所要达到的主要目的。虽然采购竞争性谈判方式针对较为性质较为特殊、技术较为复杂的项目成效斐然。但是，随着竞争性谈判采购方式越来越多的被应用，在实际操作中由于理解上的偏差、操作上的随意性等原因往住不能规范地使用竞争性谈判这种采购方式，逐渐显露出一些不规范的做法。如：一是在采购活动中，“滥用”时有发生，甚至有“谈判”取代“招标”成为主要采购方式的趋势，少数采购人对必须采用招标方式采购的项目，在报计划时因嫌招标采购的时间过长，为能缩短采购周期而竭力强调项目的特殊性和时间的紧迫性，以此来要求采用竞争性谈判方式采购从而人为地规避公开招标采购；二是《政府采购法》规定竞争性谈判小组应由采购人代表和有关专家组成，且专家数量要达成员总数的2/3以上，但在某些不发达地区（特别是在规章制度尚不完善的县级政府采购）中个别采购项目中谈判小组成员由采购单位和采购代理机构的工作人员组成，其专业化水准很低，对产品质量的专业性技术问题知之甚少，谈判过程中难以抓住问题的要害，从而不仅谈判小组的组成违法，而且政府采购所要达到了质优价廉的效果也难以实现。三是确定谈判供应商随意性大，不能按规程确定谈判供应商，确定成交供应商评定标准模糊，谈判中随意更改等等现象。这些问题的存在极易滋生腐败行为，容易给政府采购活动带来了一定的社会负面影响。因此，针对这些采购工作中出现的实际情况笔者认为竞争性谈判采购规范其操作程序必须从以下几个方面着手：
一、成立谈判小组要规范。按照《政府采购法》规定，采用竞争性谈判方式采购的第一步骤就是成立采购谈判小组，谈判小组是代表采购人进行具体实施谈判采购活动的主体，负责制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商、实施谈判、确定成交供应商等工作责任非常重大。为此，《政府采购法》规定，谈判小组成员必须由采购人代表和有关专家三个以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。这些专家是指针对采购项目的具体技术要求和性能特点等而邀请的，在某一领域具有较高专业水平和实践经验，这些专家作为谈判小组成员，可以利用其专业知识更好的把握采购项目产品的技术规格、性能标准和市场价格，最终获得理想产品、服务和价格。同时，为了防止采购人在采购中的倾向性，专家人数必须占有小组的多数，发挥专家的表决优势。所以，在决定采用竞争性谈判方式采购时，必须要严格按照规定，邀请有关专家成立谈判小组，决不能为了怕失权而不成立或不邀请专家成立谈判小组。
二、谈判文件制作要规范，制定一份科学、周密且详尽的谈判文件是谈判小组和供应商谈判的基础，是决定采购能否实现其预期目标的关键性所在。谈判文件中应明确好下列事项：谈判的具体程序，如谈判轮次及每个轮次的谈判重点；拟谈判的内容，包括技术规格、价格、服务等；合同样本，包括当事人的权利和义务、履约期限和方式、资金支付要求、评定成交的标准以及其他相关要求等。这样既能让参与谈判的供应商谈判时有的放矢，也可以让谈判小组谈判时有章可循。特别需要强调的是，谈判文件的一些必备内容不能随意省略，在合同条款中应载明质量标准、验收方法、售后服务、争议解决方式等重要事项
三、选择谈判供应商要规范。要坚持适度原则，不可设置过高的“门槛”，让中小企业和新开办企业能够积极地参与政府采购活动，实现双赢。并且在确保法律规定的不低于3家的基础上，坚持有利于竞争和适度的原则，鼓励不同区域的供应商参加谈判活动，有效防止供应商“地产化”倾向。四、谈判过程要规范，在谈判活动中，为了维护谈判的公平和公正，谈判小组成员要作为一个集体按照谈判文件的要求与单个供应商分别谈判。谈判的任何一方或者谈判小组全体成员不得透露与谈判有关的其他供应商的资料、价格和其他信息。在谈判小组与各供应商进行了相同轮次的谈判后，如果确需修改谈判文件的，要以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判小组在所有参加谈判的供应商报价结束后，要按照谈判文件规定的评定标准，对供应商提交的报价进行评审，确定成交候选人名单报采购人，采购人从成交侯选人名单中按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判而未成交供应商。谈判小组应本着对政府采购工作高度负责的态度，执行法律相关规定，扎实细致地工作，谈判活动是整个竞争性谈判采购的实质性工作，关系到采购能否成功，所以谈判活动必须规范进行不可图省事而违规使用竞争性谈判方式。 五、监督程序要规范。