如何提高会议效率

可通过做好以下三点来提升效率

第一、 充分的会前准备。会议是需要精心准备的，即使对于非常紧急召开的临时会议，也是如此。(1)准备会议备忘录，并提前发放给与会者，好让他们提前准备，如果讨论的内容是报告或是建议书，则应该附在备忘录的后边，一并提交给与会者。备忘录的内容应该至少包括：会议的议题、讨论的要点、要形成的结果、参会人员(如果他们相互之间不熟悉，应该附上简历)、会议时间以及会议预计召开多长时间等。(2)会议硬件工具的准备，包括：白板或大白纸、笔、投影设备(如果需要)、录音设备(如果可以)、扩音设备(如果需要)等。(3)会议室的准备：如果可以选择，会议室的空间应该比参会人数所需空间稍小一点，这样拥挤的空间容易让人产生兴奋感，从而促进踊跃发言。对于5—30人的会议，座位的摆设应以圆形或半圆形为主。(4)参会人员的选择：参会人员应该是此次会议的相关者，此次会议结果可能的落实者，同时视情况邀请会议议题相关的专家。

第二、 具体且明确的目标，并且时刻记住会议目标。会议要讨论什么以及要达到什么结果已经明确的在备忘录中作了描述，会议组织者只需要让每一位与会者清楚地记着会议的目标，以及在讨论过程中，时刻围绕目标而进行讨论。许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上，也要求与会者清醒的记住会议的目标。如果开会跑题的问题比较严重，则在会议一开始，就将会议目标写在白板的醒目位置，并郑重提醒与会者牢记会议目标。此外，会议目标应该是尽可能具体的表述，而非模棱两可的陈述。如果必要，可以在会前向与会者详细的解释会议目标的内容。如果与会人员不明白目标的准确指向，就自然会发生跑题的现象。

第三、 会议角色的选择。会议通常需要三种角色：主席(会议组织者)、记录员、参与者。会议主席是会议的组织者，通常他应该和会议的召开者分开。因为我国企业会议的召开者通常是该次会议参与者中的最高职位的管理者，如果他充当会议主席，则一方面会导致其本身参与会议的精力的分散，另一方面会压制其它参会人员的发言，因为作为主席的领导总会出现在他们面前。