OA系统是什么，为什么要用OA系统

OA系统是指办公自动化系统（Office Automation System）。

用办公自动化系统是因为它具有如下两个优势：

一、自动化

在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。OA办公自动化系统使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现OA办公自动化系统以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，一个口令，他自己上网就能看到符合她身份权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。

二、协同办公

OA系统是支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公的。如今来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，如果你将文件保存在网盘或同步盘中，你就能随时随地查看文件，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

拓展资料

实现数字化办公既不同于传统的OA，也不同于MIS的建设，它的结构是Intranet网的结构，它的构建思路是自上而下的，即首先把整个内部网看成是一个整体，这个整体的对象是网上所有用户，它必需有一个基础，这个基础为内网平台，就好象PC必需有一个操作系统为基础一样。

内网平台负责所有用户对象的管理、负责所有网络资源（含网络应用）的管理、网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网络服务（如邮件、论坛、导航、检索和公告等）。

在平台的基础之上，插接各种业务应用（可理解为传统的MIS），这些应用都是网络资源。用户通过统一的浏览器界面入网，网络根据用户的权限提供相应的信息、功能和服务，使用户在网络环境下办公。

OA是英文Office Automation的简写，即“办公自动化”，是使用网络和软件技术构建的协同办公与内部管理的平台。OA是组织行为管理软件，也是企业信息化的基础软件，使用oa可以实现单位内部的高效协同协作，功能上涵盖了沟通、审批、协作、文档信息、人事、行政、考勤、客户、销售、采购、公文收发、业务集成等内容。 

OA是面向一个单位大多数人员的管理软件，通过OA办公系统实现多人、多部门、跨地域的协同办公模式，使日常许多通过手工完成的事情，被计算机和网络提供的功能所代替，基于移动oa的随时、随地办公则进一步提升了oa的应用效果。

OA主要应用范围

1) 建立内部通讯平台

如：通知、公告、工作沟通、工作日记、工作计划、即时通讯等。

2) 实现工作流转和事务处理的自动化

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

3) 建立信息发布平台

在单位内部建立一个有效的信息发布和共享的平台，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。

4) 实现文档管理的自动化

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

5) 辅助办公

它牵涉的内容比较多，像个人办公、会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

6) 实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

哪些单位需要OA办公系统？

那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是（以企业为例）： 

1、信息化尚未入门的企业 

由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

2、信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业 

信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。

3、缺少信息化资金准备的企业 

信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。

4、已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业 

办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

承元OA不仅拥有一般办公系统常用的功能，同时可以很方便的集成企业所需的业务系统功能，真正做到集业务和办公于一体。

办公自动化(Office Automation,简称OA)系统,是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统,辅助管理人员进行各种办公活动。OA常用于企业，是企业信息化实施的第一步。
OA系统的发展分为五个阶段
第一个阶段：实现无纸化办公，从传统的纸质文档转变成电子版文档的过程。一代OA系统主要以文字处理、公文管理、公文发布功能为主，是一套简单的信息发布系统。
第二阶段：类似简单的mis系统。所谓MIS（管理信息系统--Management Information System）系统，主要指的是进行日常事务操作的系统。这种系统主要用于管理需要的记录，并对记录数据进行相关处理，将处理的信息及时反映给管理者的一套网络管理系统。在二代OA系统中主要是以文件审批功能为主，实现工作流程自动化。
第三个阶段：融合知识管理( Knowledge Management)的概念。企业知识包含：企业文化、企业制度、企业内部交流、产品知识、生产知识等知识资源。知识管理的作用是把企业的显性与隐性知识管起来，并利用起来，开发和管理员工的隐性知识。知识管理的好处：更好的提高员工的学习能力，系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。
第四个阶段：协同办公的引入。随着企业管理思想的转变，引入“协同办公”的思想，打破了传统的部门分工制。以“TEAM”团队形式协作分工完成，充分调动全员参与。跨部门协作，缩短办公周期，提高管理和决策的科学化水平。
第五个阶段：SaaS（软件即服务）技术的成熟推动移动OA的发展。这是OA发展阶段中的一个飞跃。OA系统不再局限在办公室、办公点，不再是只用于电脑，从以前的移不动到现在只要有互联网，发展到任何移动设备都能使用OA系统。SaaS（软件即服务）技术带来的另一个革新，改变了软件的安装和使用方式。传统OA软件从安装到使用、售后维护都需要专人负责维护，而SaaS技术让企业不再需要投入人力、物力在软件维护上，大大的减少了企业信息化的投入成本。

协同办公，OA系统的发展已经成为企业不可缺少的软件系统。全管OA系统已为制造、流通、服务、房地产、公用事业等行业的许多客户建立起了高效运转的信息管理系统，帮助客户提升了管理水平，充分体现了管理的价值。

OA系统是一种新型的办公方式，是为了满足更高效地实现一个组织目标而发明的应用系统。

组织以目标实现为出发点、以一定的关系来架构，并且一个组织的任何指令信息一定都是由人来发出——就像人的心脏指挥着血液的流转；发出的指令一定通过路径（经脉）来执行；执行过程的就是信息的交换或者更新——血液供养组织单元，组织单元都是造血单位。任何组织的本身就是这样运作的，而OA系统则是为了帮助组织机体时刻保持最佳的健康状态！

OA系统的基本应用价值：

• 让组织的制度真正落地，让组织行为更加规范、高效

• 为组织内部创建一个内部google，让所有的知识信息可按需获取

• 把组织内的信息和事物根据每一个岗位的权限和职责聚类形成个性化的岗位工作门户，让信息和事情找人而不是人找信息

• 为组织实现跨组织和跨部门的协助沟通渠道，让信息能够更加快速有效的流转；让不同部门的成员可以围绕同一个事项实现快速协助

OA系统的深度应用价值：

• 让整个组织的所有人员都可以围绕公司的目标展开协同工作

• 在电子流程规范组织行为的同时优化组织流程管控

• 知识信息在共享的过程中得到创新，形成企业内部电子生态管理体系

• 组织中的每一个成员都可以形成以我为中心的网状组织机构，达成以价值实现为核心的社交化管理