企业档案该如何整理？

每年的归档文件整理，各单位都很重视，但整理与编目不规范的还不少，原因是档案人员对归档文件分类、鉴定等技能掌握得不够好。为此，笔者对如何规范归档文件（即文书档案）的整理与编目提出了简明扼要的方法，供大家参考。
第一步 清理文件，即把上一年收发文及帐外文件材料区分为：不归档、永久和定期。划分保管期限要结合《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》（即国家档案局8号令）制定好本单位的档案保管期限表，对照条款，逐份文件进行鉴定。
概要地说，即便于实际工作中掌握的保管期限划分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中针对性文件：A、看是否主送本单位即批复类文件；B、看内容是否反映本单位人与事，如任免、表彰、处分类文件。
2.收文中方针政策性文件，如决定、规定、办法、意见等。
3.发文中属本单位主要职能活动的重要的文件材料；本单位开展重大活动形成的文件材料。
4.注重“账外”文件材料的收集与归档（即本单位计划与总结、各类人员名册、工资册、劳动工资年报，重要创建活动文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上级主管机关下发的需要长期执行的方针政策性文件（如注明试行的、暂行的办法、条例、规定等；非主要职能工作但要贯彻的政策法规；
2.发文：本单位形成的比较重要的业务文件材料（大致包括：内部管理制度，奖励制度，业务操作规程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上级主管机关及本地区各部、局、办普发的短期内需要查考的文件；
2.本单位形成的事务性的、办理一般性工作形成的文件。
简单扼要地讲，区（县）级机关、文件数量比较大，特别是要进馆的单位，区分保期限期尽量按照国家档案局8号令的规定来；文件数量不多或比较基层的单位，可以往“自己”靠，即本单位形成的、针对本单位工作的文件材料，其保管期限可从长。
第二步 按件装订：界定何为一“件”，具体见《归档文件整理规则》。“件”有两种，①为自然件，这很好界定；②适当的“组件”。文件材料已有电子文档的，可采用缝纫机轧边（固定）；后期要扫描加工的，推荐用不锈钢推订来装订，以便于还原和高速扫描。装订后的文件材料，每件敲上“档号章”。
第三步 排列文件：区分“党群”、“行政”、“业务”三大类之后在每类的二级类目下按事由排列文件。党群工作类下设二级类目，一般设：①党务、②工会，③共青团、④妇女工作、⑤学(协)会，在①下按时间排列文件，②③④⑤同上，文件数量少的单位可在党群类下直接按二级类目排列。
行政管理类下设二级类目，一般有：①组织人事；②政(事)务；③财产管理，①下按时间先后排列，②③同理。(政务：文字秘书工作；事务：后勤保障一类；财产管理即审计、会计、经费、车辆、设备、房产管理等工作中形成的文件材料)。
业务管理类：本单位业务管理工作中形成的文件材料，要根据各单位主管业务的不同情况，区分属类、排列文件。
第四步 编号：永久、定期30年、定期10年分别编三个流水号，一年一编（即填写档号章上的归档信息）。
第五步 编目：按保管期限分别填写《归档文件目录》。
第六步 填写备考表，装盒、填写脊背（可统一用数字、代码章印上，以保持整洁与美观。

　　你好，我也是非档案学出身的，刚到现在的单位不久，主管让我做档案方面的工作，这是我搜集的一些资料，希望对你能够有所帮助。

　　企业档案工作规范
　　4 档案工作原则
　　4.1 企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。企业档案工作应以统一管理为原则，坚持资源整合和资源开发。
　　4.2 企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。
　　4.3 企业档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要，并以档案管理信息化为发展方向。
　　5 档案工作体制
　　5.1 组织系统
　　企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。
　　5.1.1 档案工作领导
　　确定分管档案工作的企业领导；确定各部门、各项目主管档案工作的负责人；确定档案部门的负责人。
　　5.1.2 档案部门
　　根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。
　　大型企业应设立具有独立职能的档案机构。
　　5.1.3 档案人员
　　根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。
　　5.2 工作职责
　　企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。
　　5.2.1 企业职责
　　5.2.1.1建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。
　　5.2.1.2 将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。
　　5.2.1.3维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。
　　5.2.1.4在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求。
　　5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。
　　5.2.2 档案部门职责
　　5.2.2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。
　　5.2.2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
　　5.2.2.3 指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
　　5.2.2.4 监督、指导、检查本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
　　5.3 岗位职责
　　5.3.1 分管档案工作的企业领导，统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划、计划，对企业依法开展档案工作负总责。
　　5.3.2 各部门或项目档案工作的负责人，负责审核本部门或项目档案工作计划，对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。
　　5.3.3 文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。
　　5.3.4 各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。
　　5.3.5 档案部门的档案人员，负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作，监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导与检查，对档案管理工作质量负责。
　　5.4 人员要求
　　企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定，符合专业技术或管理人员要求。
　　5.4.1 档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。
　　5.4.2 档案人员应具备大专以上或同等学识水平。
　　5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平。
　　5.4.4档案人员应定期进行在职培训。
　　6 档案工作制度
　　6.1 档案工作制度体系
　　企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。
　　6.1.1 工作规章
　　企业应将文件材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中，同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。
　　6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、设备管理、基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集、归档及档案管理要求。
　　6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件材料的形成、积累与归档要求，档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等，规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。
　　6.1. 1.3 档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反文件材料收集、归档及档案管理要求，发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定，也可纳入到相关的管理制度中。
　　6.1. 1.4 档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。
　　6.1.2 管理制度
　　根据档案工作各环节需要，制定相关制度。其中文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施；档案保管、统计，档案管理系统操作，库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。
　　6.1.2.1 文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。
　　6.1.2.2 鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。
　　6.1.2.3 保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。
　　6.1.2.4 利用制度应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）档案的要求。
　　6.1.2.5 移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。
　　6.1.2.6 电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。
　　6.1.2.7 科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则，补充更新程序和方式、违规处罚原则。
　　6.1.2.8 档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求；对受损档案的处置原则和要求。
　　6.1.2.9 档案统计制度应包括统计内容、统计要求，并提出对统计数据进行统计分析。
　　6.1.2.10 档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。
　　6.1.2.11 库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求。
　　6.1.3 业务标准规范
　　根据档案业务需要，提出技术和操作要求。
　　6.1.3.1 档案整理规则应明确整理原则、整理方法、档号编制要求，和档案装具要求等。
　　6.1.3.2 档案分类标准应明确分类依据、类别符号、类目范围。
　　6.1.3.3 各门类档案管理标准应明确不同载体、不同类别的档案收集、整理操作程序和保管条件。
　　6.2 档案工作制度制订程序
　　6.2.1 企业应依据国家档案法律法规及标准要求，结合本企业实际，提出制订档案工作制度方案，并将档案工作制度的制订程序纳入到企业规章制度的制订程序中。
　　6.2.2 企业档案部门负责企业档案工作制度的制订和修订工作，审核后报企业批准发布实施。
　　6.2.3 根据有关规章和标准规范的调整，并结合本企业实际需要，依程序对档案工作制度进行补充和修订。
　　7 档案工作业务
　　7.1 文件材料的形成、积累
　　7.1.1 文件材料形成时应使用符合档案要求的载体和记录方法。
　　7.1.2 文件形成者应随时积累自身形成的文件材料。
　　7.2 文件材料的归档
　　企业应推行部门、项目及专项工作的文件材料整理、归档责任制。根据归档范围、按照归档要求、在规定的时间内由各部门、项目及专项工作对文件材料整理后向企业档案部门归档。
　　7.2.1 归档范围
　　企业各种活动中形成的具有保存价值的不同形式、载体的文件材料应列入归档范围。（参见附录C）
　　7.2.1.1 本企业内部形成的文件材料。
　　7.2.1.2 本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料。
　　7.2.1.3本企业派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料。7.2.1.4 本企业所属单位（包括投资的全资、控股、参股企业）应向本企业提交的文件材料。
　　7.2.1.5 本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。
　　7.2.1.6 本企业执行、办理的外来文件材料。
　　7.2.2 归档时间
　　根据文件材料形成特点确定归档时间。
　　7.2.2.1 党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
　　7.2.2.2 产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
　　7.2.2.3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
　　7.2.2.4 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
　　7.2.2.5 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
　　7.2.2.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。
　　7.2.2.7 更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。
　　7.2.3 归档要求
　　7.2.3.1 归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。
　　7.2.3.2 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。
　　7.2.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
　　7.2.3.4 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
　　7.2.3.5 两个以上单位合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
　　7.2.3.6 文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清册。
　　重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
　　7.3 收集工作
　　企业应做好归档范围内文件材料的接收和有关档案资料的收集。
　　7.3.1 归档范围内文件材料的接收
　　7.3.1.1承办部门将核对无误的《档案移交（接收）登记表》（参见附录A图A1）随同归档文件一起向档案部门移交。
　　7.3.1.2 档案部门接收档案时，要认真核对《档案移交（接收）登记表》，并检查整理质量。移交清册双方各保留一份。
　　7.3.2 有关档案资料的收集
　　7.3.2.1 应接收所属单位因产权变动无规定接收单位却有保存价值的档案。
　　7.3.2.2 根据管理权限接收无法人资格的所属单位的档案。
　　7.3.2.3 根据企业需要，收集宣传报道本单位的新闻资料。
　　7.3.2.4 根据研发、市场竞争等需要，收集可供分析研究的资料。
　　7.3.2.5 根据企业历史研究需要，向社会、离退休人员收集、征集的档案资料。
　　7.4 整理工作
　　企业应按照一定原则和标准对文件材料和档案进行整理。
　　7.4.1 文件材料整理
　　7.4.1.2 文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列。
　　具有成套性特点的文件材料按项目、专业等分阶段或过程排列。
　　图文并存的文件材料按文字在前，图样在后次序排列。
　　7.4.1.3 不同载体形式的文件材料应分别排列。
　　7.4.1.4 非纸质载体应编写时间、地点、事由、人物等文字说明。
　　7.4.1.5 根据需要填写相应目录、备考表等。
　　7.4.2 档案整理
　　7.4.2.1 企业应以本企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案形成特点，制定统一的分类方案。
　　7.4.2.2 分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明。分类层次不宜过多，一般为三级。
　　7.4.2.3 根据分类方案设定类别符号。可采用汉字或阿拉伯数字或英文字母或拼音字母或其中两种混合方法设定类别代号。
　　7.4.2.4 明确全宗内档案排列方法。全宗内档案按分类方案分别集中、归类，类内档案按类目条款顺序依次排列。
　　7.4.2.5 根据分类方案拟定档号编制方案。档号应指代单一，具有唯一性。
　　档号可采用全宗号——分类号（或项目代号或目录号）——案卷号（或件号或盘、盒、张号）结构。
　　7.4.2.6 全宗号由企业根据本企业产权变更情况自行设定。需向国家档案馆移交的档案，其全宗号由该档案馆另定。企业可对所属单位的档案设定全宗号。
　　7.4.2.7 分类号是根据分类方案设定的类别符号。
　　项目代号是指档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号。目录号是指档案分类目录号。
　　7.4.2.8 案卷号是根据排列要求编制的案卷顺序流水号。
　　件号是根据排列要求编制的文件顺序流水号。
　　盘、盒、张号是非纸质载体档案排列的顺序流水号。
　　7.4.2.9 纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。
　　互见号是反映同一内容其它载体的档案保管单位的档号。
　　7.4.2.10 根据需要填写档案盒封面、脊背。
　　7.4.3 全宗卷
　　全宗卷是档案部门在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
　　7.4.3.1 档案部门应对企业每个全宗档案建立全宗卷。
　　7.4.3.2 全宗卷的主要内容有：档案收集工作中形成的接收、移交目录、记录、说明；档案整理过程中形成的分类、档号编制方案、说明；档案鉴定工作中形成的档案鉴定委员会（组）名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册；档案保管工作中形成的安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况；档案统计工作中形成的反映档案收进、移出情况、档案利用情况、馆藏档案基本情况等管理台账；档案利用工作中形成的全宗指南（介绍）、利用权限说明、档案利用典型实例等；档案信息化工作中形成的软件说明、操作手册、数字档案馆（室）和档案数字化情况说明等。
　　7.5 保管工作
　　企业应采取有效措施对档案进行安全保管。
　　7.5.1 档案的保管
　　保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。
　　7.5.1.1 档案入库前应去污、消毒、去酸。
　　7.5.1.2 对一些不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护。对一些不利于档案保护的包装物应去除。
　　7.5.1.3 重要档案应考虑异地备份保存。
　　7.5.1.4 底图应存放在底图柜中，不易折叠。
　　7.5.1.5 磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中。
　　7.5.1.6 光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内。
　　7.5.1.7及时补救或修复受损的档案。
　　7.5.2 库房管理
　　7.5.2.1 库房管理要采取防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防尘、防虫等措施。区分载体控制库房温度和相对湿度。
　　7.5.2.2 库房应保持卫生清洁。坚持温湿度登记（登记表参见附录A图A2）,温、湿度应符合各类载体的保管要求。
　　7.5.2.3 定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患。
　　7.5.2.4 定期清理核对库藏档案,做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。

　　7.6.1 文件材料价值的鉴定
　　7.6.1.1 从企业、国家和社会角度判断文件材料对现实和今后工作的依据、参考价值以及对历史研究的价值。
　　7.6.1.2 参照本规范制定本企业文件材料归档范围与保管期限表。（参见附录C）
　　7.6.1.3 保管期限一般分永久、长期、短期。
　　永久，30年以上
　　长期，10以上至30年以下（含30年）
　　短期，10年（含10年）以下
　　7.6.2 到期档案的鉴定
　　7.6.2.1 企业档案鉴定委员会（组）应对已满保管期限的档案进行鉴定。其中已无保存价值的应进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限。
　　7.6.2.2 保管期满确无保存价值的档案应登记造册（销毁清册参见附录A图A3），经企业法人代表批准后进行销毁。
　　销毁清册永久保存。
　　7.6.2.3 档案销毁必须实行两人以上监销。
　　7.7 统计工作
　　档案部门应对档案管理、利用、档案人员等有关情况进行日常统计，并按要求填报有关报表。
　　7.7.1 统计工作应做到统计数字准确无误，统计资料按时报送，统计活动符合规范。
　　7.7.2 日常统计工作要有台账，主要内容包括：档案馆藏情况统计；档案利用情况统计；档案人员情况统计；档案设施、设备情况统计；档案销毁情况统计等。
　　7.7.3 及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。
　　7.8 利用工作
　　档案管理部门应及时有效地提供档案，并大力开发档案信息资源为企业各项工作服务。
　　7.8.1 根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批。
　　7.8.2 利用档案应按规定登记（借阅登记表参见附录A图A4）。利用效果突出的应进行登记。（利用效果登记表参见附录A图A5）
　　7.8.3 可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案。
　　7.8.4 编制多种检索工具满足利用者需要。
　　7.8.5 档案管理部门应结合企业生产和发展需要，开发档案信息资源为企业各项工作服务。
　　7.8.5.1 对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。
　　7.8.5.2 对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、设备的更新换代、市场的变化等。
　　7.8.5.3 对档案信息进行分析研究，形成有一定深度的编研成果，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
　　7.8.6 举办档案陈列或展览，通过档案展示企业业绩和形象。
　　8 档案信息化
　　8.1 档案信息化的目标和原则
　　8.1.1 档案信息化的总目标是档案管理现代化、档案信息数字化，档案利用网络化。实现档案管理系统与企业各信息系统衔接。
　　8.1.2 档案信息化原则是坚持技术与管理并重，以技术促进管理更新，以管理统领技术应用。
　　8.2 电子文件的归档
　　8.2.1 企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。
　　8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
　　8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
　　通用电子文件格式主要有：
　　电子文件类型 推荐数据格式
　　文本 PDF、XML、TXT、RTF、CEB
　　图像、照片 TIFF、JPEG、PDF、DWG
　　音频 MP3、WAV
　　视频 MPEG-2、MPEG-4、AVI
　　数据库与光盘数据表 DBF、XML
　　图形 DXF、SVG、DWF
　　网页 HTML、XML
　　8.2.4 电子文件归档采用物理归档和逻辑归档两种方式。
　　8.2.4.1 物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上后，向档案部门移交。有网络传输和介质传递两种方式。网络传输既可实时进行，也可定期完成。介质传递宜定期完成。
　　8.2.4.2 逻辑归档是在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现电子文件向档案部门的移交。逻辑归档应实时进行，并定期进行物理归档。
　　8.2.5 电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可以归档。
　　8.2.6 加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。
　　8.2.7 电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。
　　8.3 非电子档案的数字化
　　企业应根据本企业档案保管和利用的实际需要，逐步对非电子档案实施数字化。
　　8.3.1 纸质档案和照片档案数字化的要求：扫描分辨率参数大小的选择，以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准；采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储；提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或CEB或其他格式。
　　扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。
　　8.3.2 声像档案数字化的要求：音频档案数字化形成的电子文件格式应为MP3或WAV，视频档案数字化形成的电子文件格式应为MPEG或AVI。
　　数字化生成的电子文件应与声像档案档号对应。
　　8.4 网络服务与业务系统
　　档案部门应为企业各项工作提供档案信息网上利用服务。
　　8.4.1 建立库（室）藏全部档案的案卷级目录数据库，逐步建立文件级目录数据库。
　　8.4.2 利用网络技术，将数字化后的非电子档案和各信息系统中归档的电子文件根据利用权限及时有效地提供利用。
　　8.4.3 坚持涉密档案管理系统与互联网物理隔离，非涉密档案管理系统可与互联网络逻辑隔离。
　　8.4.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
　　8.4.5 档案管理系统服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。
　　8.4.6 企业各业务系统的开发与实施应有档案部门的参与。各业务系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。（各业务系统与档案管理系统的关系参见附录B）
　　8.5 档案管理系统软件的要求
　　8.5.1 应具备数据管理、整理编目、检索查询、数据统计、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
　　8.5.2 应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
　　8.5.3与企业信息化建设相适应，可逐步从单机版向网络版发展。
　　8.6.1 电子档案可参照纸质档案的分类、整理。
　　8.6.2 电子档案应存储到脱机载体上。
　　8.6.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘、闪存等。
　　8.6.4 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。
　　8.6.5 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
　　8.6.6 存储在脱机载体上的电子档案保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
　　a）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
　　b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
　　c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
　　d）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
　　8.6.7 存储电子档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
　　8.6.8 对磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留，时间不少于4年。
　　8.6.9 超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。
　　9 档案工作设施、设备配置
　　根据档案工作需要，配置设施、设备。
　　9.1 设施要求
　　档案工作用房应集中设置在企业管理工作区域内。
　　9.1.1 档案库房
　　9.1.1.1 档案库房应远离存有易燃易爆物品等不安全的场所，不适宜设置在地下楼层或顶层。
　　9.1.1.2 档案库房楼面应满足档案及其装具的的承重要求2。
　　9.1.1.3 档案库房符合防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防有害气体等有关要求，库房照明应采用冷光源荧光灯。
　　9.1.1.4 档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。
　　设立档案馆的库房应满足今后二十年档案存储需要。
　　9.1.1.5 档案馆建筑应符合有关标准要求。
　　独立的档案管理楼宇或档案馆，可视工作需要设立档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。
　　9.1.5 陈列室（展览室）
　　陈列室（展览室）应设置在适于观览的场所。
　　9.2 设备要求
　　企业应配置满足工作需要的档案装具、库房保护设备、日常管理设备。
　　9.2.1 档案装具
　　9.2.1.1 档案柜架应牢固，具有防火、防盗、防尘作用。
　　有条件的可采用密集架。
　　9.2.1.2 磁性载体档案宜采用防磁柜存放，其它非纸质载体档案应保存在专用柜、架、盒中。
　　9.2.1.3 档案的卷盒、卷夹应采用无酸制品，其规格、式样和质量符合国家相关标准。
　　9.2.2 库房保护设备
　　9.2.2.1档案库房应配置灭火器材、温湿度监控仪、防光窗帘、防盗门窗等必要的设备。
　　9.2.2.2 根据库房管理需要配备空调机、去湿机、加湿器等设备。
　　9.2.2.3 独立的档案管理楼宇或档案馆还应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。
　　9.2.3 日常管理设备
　　9.2.3.1 档案整理所需要的装订机、打印机等设备。
　　9.2.3.2 库房管理需要的除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、去酸等设备。
　　9.2.3.3 档案修复、利用需要的照相机、摄像机、复印机、阅读机、裱糊机等设备。
　　9.2.3.4 现代化管理需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机等设备。
　　9.2.3.5 根据需要配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机、缩微阅读复印机。

企业档案该如何整理
档案的整理工作就是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。
档案的整理是企业档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节( 要素) 组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理企业而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目录的编制。
一、区分全宗
企业档案全宗是特定的企业在进行生产经营及其他各项活动的历史过程中形成、积累下来的，是由各种原始记录所构成的、不可分割的有机体系，其成分包括特定企业的各种门类、各种形式的档案材料。确定一个企业的档案能否构成全宗，主要应研究它在行政上、财务上和组织人力资源上是否具有一定的独立性。即要具备以下条件：
( 1) 该组织可以独立行使职权并能以自己的名义单独对外行文。
( 2) 该组织是一个预算会议机构或独立的经济核算机构，自己可以编制预算或财务计划。
( 3) 该组织设有管理人力资源的机构或人员，并有一定的人力资源任免权。
有的立档机构并不完全具备这三个条件，其中最基本的是第一个条件，所以，具体区分档案全宗，应以此为核心，从实际出发，具体问题具体分析，灵活地、辩证地运用其构成条件。
判定档案具体属于哪个全宗，关键在于确定档案的形成者——立档机构，即形成档案全宗的企业或个人。需明确的概念是，一个全宗的成分，包括该立档机构的各种形式和各种来源的档案。对档案的形成者必须准确理解，不能把档案形成者等同于文件作者。为此，首先要掌握全宗构成中的文件的基本类型。全宗构成不外乎内部文件、发文( 存本、原稿) 和收文三种类型的文件，应主要从此三方面着手，分别查明各自的形成者。立档机构的内部文件和发文，其文件作者即档案形成者，只要查明文件作者，就确定了所属全宗。立档机构的收文，其实际接受者就是档案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的实际接受者，也就确定了其所属全宗。
二、全宗内档案的分类
对一个企业来说，企业档案分类是指根据企业档案的内容、性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使企业的全部档案成为一个条理化的、具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。分类是企业档案整理工作的核心内容，是管理企业档案的基本手段。它包括选择分类方法、制定分类方案、为档案材料分类( 文件的归类) 和案卷排列等具体内容。
具体来说，企业档案的分类方法主要包括分类标准的选择、分类标准的组合与分类层次的确定等内容。
1. 企业档案分类标准的选择
分类标准有时被直接称为“分类方法” 。由于企业档案类型复杂，所以其分类标准也有很多。
( 1) 职能分类标准，即按档案内容所反映的管理职能分工来划分企业档案的类目。它是企业档案分类原则的重要内容，所以各类企业在档案分类中，均将职能分类标准应用于一级类目的设置。
( 2) 问题分类标准，即按档案内容所反映的问题性质来划分企业档案的类目。它有助于企业档案的科学管理和企业档案信息资源的开发利用。
( 3) 组织机构分类标准，即企业内部设置的组织机构来划分企业档案的类目。它可以客观地反映企业内部各个机构的工作活动的历史面貌，保持企业中同一内部机构形成的档案材料的完整。
( 4) 年度分类标准，即按文件形成或处理的所属时间阶段来划分企业档案的类目。它能够反映企业有关管理工作的发展变化情况，便于掌握，简便易行。
( 5) 型号分类标准，即按产品或设备的种类与型号划分企业的产品档案或设备档案的类目。它可以将同一型号的产品或设备的档案材料集中，反映一个型号的产品或设备的全貌及其内部的结构隶属关系，便于按型号成套地利用有关档案。
( 6) 课题分类标准，即按独立的研究课题来划分企业的科研档案的类目。它可以使同一个研究课题的档案材料成套地集中在一起，能够全面、系统地反映一个研究课题的全部活动与历史过程，便于按课题查找利用有关档案。
( 7) 工程项目分类标准，即按独立的基建工程来划分企业的基建档案的类目。它可以反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用有关档案。
( 8) 专业性质分类标准，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分企业档案的类目。它便于企业从专业性质的角度查找、利用有关档案。
( 9) 档案形式分类标准，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分企业档案的类目。它使同一名称、同一形式、同一载体的档案材料得到集中。
2. 企业档案分类标准的组合
当企业档案的分类有两个或两个以上的层次时，就要采用分类标准组合的方法进行档案分类，但这些分类标准的运用是有先后次序的。当一个分类标准得到最先采用时，那么企业的档案材料必然会优先按照这个标准加以集中。所以，企业档案分类标准的组合，实际上是要解决按什么分类标准集中企业的档案材料，形成怎样的企业档案分类体系，为企业档案提供何种检索途径的问题。
企业档案分类标准组合的具体方法如下：
( 1) 企业档案一级类目设置方法。一级类目是企业档案分类的第一个层次。《工业企业档案分类试行规则》规定，工业企业档案的分类，设置九个一级类目：行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、领导员工档案类。但这不是绝对的，企业可以根据实际情况进行一些调整。如一些特大型企业或是生产程序特殊的工业企业，如冶金企业，可以根据各自档案构成的特殊性，适当增设有关的一级类目；而一些规模较小的企业，可以根据企业的工作性质、工作内容以及档案数量，减少或合并有关的一级类目；对于一些非生产性的企业，如商业企业、金融企业等，也可以根据各自的特殊情况，增设有关的一级类目。
( 2) 企业档案二级及二级以下类目设置方法。企业档案二级及二级以下类目的设置，同一级类目一样要依据企业管理职能的分工。
3. 企业档案分类层次的确定
企业档案分类层次的确定要根据企业性质、档案种类与数量等多种因素来具体确定，没有一个绝对模式。
( 1) 不同性质企业的档案分类层次的确定方法。规模较小的企业，因管理单纯，工作内容不复杂，形成档案数量少，所以分类时，可根据企业的实际需要，适当简化分类层次，必要时可以只设置一级。相反规模大的企业，档案的分类层次一般为三级甚至四级。
( 2) 同一企业的不同门类的档案分类层次的确定方法。这种方法是由工作性质与任务以及档案的数量与规模决定的。如商业企业中，其经营管理档案体现着这类企业的基本职能，其工作复杂，档案数量多，所以，可能需要划分三级或三级以上，而它的设备档案仅是企业的辅助职能，所以，只划两级就够用了。
三、编立保管单位( 立卷)
案卷是按照一定的主题、内部特征和外部特征编立的，是具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一，是组成全宗的基本单位。现行企业的文件立卷工作在文书部门和业务部门进行，但档案部门应该对立卷工作予以协助和指导。
四、案卷排列
指根据一定的方法，确定每类案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。其排列方法有多种：
( 1) 按照案卷所反映的工作上的联系排列。
( 2) 按照案卷内容所反映的一定问题排列。
( 3) 按照案卷所属起止日期( 时间) 来排列。
( 4) 按文件的作者、收发文的单位以及文件内容所涉及的地区排列。
( 5) 人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
前两种方法是最常用的，也是比较好的方法。上述方法，可以单独使用，但实际上往往是几种方法结合使用。其中，第一、二、四种，往往又都结合重要程度使用。一个全宗内各类案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一个类内的案卷的排列，在一个层次上只能用一种方法，以下再依次结合其他方法排列，而不能同时平列运用几种方法排列案卷。对于具有不同类型和保管期限的档案的全宗，在案卷排列中应予以区分。
五、编制案卷目录
案卷目录即案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。
设置案卷目录的原则是，必须按照全宗来编制，一个全宗编一本，也可以编几本案卷目录。因此，案卷目录的类型基本上有两种：以全宗为单位编制的综合目录；以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。
分册目录按其门类的特征，其编制方法又可分为以下几种：
( 1) 以全宗档案分类的类别为单位编制。
( 2) 按保管期限编制。
( 3) 按保管期限结合分类方案编制。这种方法又可分为两种形式：按全宗内案卷的不同保管期限，各编制一本或几本案卷目录；按全宗内挡案分类的类别，各编制一本或几本案卷目录。
( 4) 按档案的机密程度分别编制。
一般，案卷目录的册数和案卷号码的位数不宜过多，以将案卷数控制在千位以内为宜。

给你个建议： 按年份分----再按类别分（比如文书档案，财务档案等）

或者 先按年份分----再按部门分（比如党务类，财务类等）

献丑了。

共享盘、FTP或者NAS，这些是以前企业经常使用的文件存储分享产品，随着时代的发展，企业对数据的安全管理提出更高的要求，这些产品变得逐渐无法满足需求。
现在，企业网盘应该是首选，因为除了解决文件归类存储、搜索查找的问题，还增强了产品的安全性和协作性。
通过互联网，通过文件共享平台，繁琐的文件整理和大规模的文件管理都可以简单的操作，减少了无效的行为动作。企业网盘是一个利用互联网后台数据中心的海量计算和存储能力，为企业存储和管理数据网络，促进团队成员的高效协作，提高企业办公效率的文件共享平台。亿方云网盘为中大型企业提供SaaS的文件管理服务，将企业不同部门、员工的工作文件统一存放，集中管理。文件分享支持一键共享，还设有7级的共享权限，保证安全下的高效协作。